(Nie)efektywne spotkania

Dzisiaj o tym co w organizacji wywołują nieefektywne spotkania.

W momencie gdy uczestnicy spotkań stwierdzą (świadomie lub nie), że spotkania są bezproduktywne pojawiają się następujące efekty uboczne.

Po pierwsze spotkania stają się … dłuższe… i nie chodzi o to, że uczestnicy starają się mimo wszystko osiągnąć jakiś cel na spotkaniu. Po prostu jest coraz większe przyzwolenie na „opowieści dziwnej treści”, dygresje i nic nie wnoszące dyskusje. Ludzie przestają szanować zarówno spotkanie jako takie jak również swój i innych czas.

Takie spotkania stają się również z powodów jak wyżej mniej efektywne i nie przynoszą zamierzonych rezultatów… Tym bardziej, że nikt, nie wyłączając organizatora spotkania, nie wie jakich rezultatów oczekuje.

Paradoksalnie zwiększa się liczba spotkań, a spotkania jako takie stają się sposobem i narzędziem (sic!) rozwiązywania problemów i dobre są tak naprawdę na wszystko. W myśl zasady, że jak nie wiadomo co zrobić, rób spotkanie.

Coraz większa liczba osób jest zapraszanych bez przemyślenia po co taka osoba mogłaby być potrzebna. Więc coraz częściej i częściej zaprasza się osoby dla samego faktu zapraszania i tworzy się całą grupę „bywalców” spotkań. Dość popularnym efektem jest również budowanie rangi spotkania na podstawie zaproszonych osób oraz nie tak rzadkie „fochy” osób, które nie są zaproszone.

Ustalone akcje, jeżeli takie są, nie są realizowane na czas, często z powodu nie przypisanych odpowiedzialności, albo po prostu z tego powodu, że osoby odpowiedzialne nie wiedzą, że mają coś do zrobienie, a to dlatego, że…

… pracownicy na spotkaniu robią dziesiątki różnych rzeczy, ale rzadko aktywnie uczestniczą w spotkaniu, notują lub w ogóle uważają i zauważają co się dzieje. Zamiast tego pracują na laptopach, zabawiają się komórką lub po prostu śpią na jawie. Dodatkowo spóźnianie się, wychodzenie w trakcie, odbieranie telefonów etc. jest na porządku dziennym i całkowicie spotkanie dezorganizuje, przy ryzykownym założeniu, że jest choćby trochę zorganizowane.

Kolejnym efektem jest frustracja, którą wywołują spotkania. Pojawiają się coraz częstsze komentarze o zapełnionych kalendarzach itd. Co ciekawe popularną opcją „nic nie robienia” jest ucieczka na kolejne spotkania.

Ostatnim efektem jest dłuższe godziny pracy (nadgodziny?). Z jednej strony na wykonanie niezbędnych zadań pozostaje realnie dużo mniej czasu, a kiedyś trzeba swoją robotę zrobić. Dodatkowo coraz trudniej i trudniej jest znaleźć dogodny termin spotkania, co powoduje, że spotkania „trafiają” w przerwy obiadowe lub „wolne” popołudnia (od 16.00 w górę).

Najgorsze w tym wszystkim jest jednak to, że zarządzający, spiesząc się z jednego spotkania na drugie po prostu tego nie widzą…

Jeżeli widzisz to u siebie w organizacji, to znaczy, że organizacja ma problem ze spotkaniami. A jak temu przeciwdziałać i co zrobić aby sytuację poprawić dowiecie się w kolejnych odsłonach.

Zapraszamy do komentowania

Biurfficiency