Po dłuższej przerwie zapraszam na kolejną odsłonę naszego
bloga, w którym poruszyliśmy temat efektywnej komunikacji elektronicznej. W
dzisiejszym odcinku o kompozycji maila.
Wiecie już co powinno się znaleźć na początku i na końcu
Waszej wiadomości. Teraz czas na to co pomiędzy tymi dwoma „punktami”.
Ci z Was, którzy pamiętają jeszcze lekcje j. polskiego w
szkole i wypracowania nie powinni być zdziwieni, że jak każda wypowiedź pisemna
także email powinien mieć wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Natomiast w
porównaniu ze standardowym wypracowaniem musicie zwrócić uwagę, żeby mail nie
był zbyt długi. Z naszych obserwacji wynika, że maile „długie” gorzej trafiają
do odbiorców. Spora część z nich (a będzie takich osób coraz więcej) „wychowana”
jest już w erze Internetu. Oznacza to również, że są przyzwyczajeni do dużej
liczby krótkich informacji. Mało tego, dłuższe teksty po prostu sprawiają im
trudność.
Stąd dobra praktyka mówi o maksymalnej długości maila
wynoszącej około 150 słów. Oczywiście są sprawy i rzeczy, których w 150 słowach
wytłumaczyć się nie da, ale warto próbować. Efektem jest poprawa „siły rażenia”
Waszej wiadomości a przecież o to w tym wszystkim chodzi.
Ważna kwestia przemawiająca za krótkimi i treściwymi
wiadomościami jest również to, że około 47% maili jest czytana na urządzeniach
mobilnych, 30 % z wiadomości jest czytana tylko
na takich urządzeniach. Oznacza to, że ekran Waszego odbiorcy jest mniejszy co
za tym idzie większa jest potrzeba nawigowania po ekranie… A sporo osób nie ma
na to ochoty.
Więc jak w wielu innych kwestiach w życiu mniej znaczy
więcej.
I to tyle w tej odsłonie.
W kolejnym odcinku o standaryzacji wewnętrznej zawartości
wypowiedzi.
Biurfficiency
