Prawdziwego pracownika poznaje się po tym jak zaczyna ....

Druga poruszana kwestia wydaje się być oczywistą, ale jak pokazuje praktyka wcale nie jest. Zaczynanie spotkania o czasie nie jest wcale takie proste jak się wydaje. Dlaczego? Pierwsza odpowiedź, to oczywiście słabe zarządzanie czasem w firmach w ogóle. M.in. wspominany tutaj nadmiar spotkań, które dodatkowo zawsze planowane są jedno po drugim. Niestety metody teleportacji nie opracowano jeszcze więc fizyczne przemieszczanie się wymaga czasu. Powoduje to również to, że osoby „pomiędzy spotkaniami” muszą skorzystać z toalety, zjeść coś itd. Mało tego każdy z nas był w takiej sytuacji co powoduje, że bardzo łatwo jest takie zachowania zaakceptować. Oczywiście występowanie takich sytuacji oraz ich akceptowanie powoduje, ze coraz więcej osób tak się zachowuje. I koło się zamyka.

Co więc zrobić, żeby to poprawić? Dość prostym teoretycznie rozwiązaniem jest rozpoczynanie zawsze o wyznaczonym czasie. Co jednak, jeżeli osoba, która się spóźnia jest Szef Wszystkich Szefów lub po prostu ktoś niezbędny dla spotkania? I tu nie ma dobrej odpowiedzi. W firmie musi być KULTURA organizacyjna, która pozwala rozpocząć spotkanie mimo wszystko albo, jeżeli osoby są kluczowe to przełożyć spotkanie. W tym wypadku musi jednak zaistnieć jeden ważny argument – wsparcie i akceptacja zarządu firmy do takich zachowań.

Każdy łatwo znaleźć może spory błąd w rozumowaniu powyżej. Otóż propozycja powyżej odnosi się do skutku, a nie do przyczyny. Co więc zrobić, aby ludzie nie spóźniali się na spotkania? Znowu numerem jeden jest oczywiście KULTURA organizacji, która kładzie nacisk na szanowanie czasu swojego i innych (bo do tego sprowadza się spóźnialstwo). A dodatkowo można wprowadzić zasadę, że nie wolno planować spotkań „jedno po drugim” a np. z 15min przerwą na przemieszczanie się.

Życzymy powodzenia przy wprowadzaniu w/w zasad. Pamiętajcie, że zmiany należy zacząć od siebie!

Biurfficiency

Jak poprawiać jakość spotkania cz.1.

Zgodnie z obietnicami przyjrzymy się po kolei wszystkim dobrym praktykom przedstawionym w pierwszym poście z tego cyklu. Postaramy się także zaproponować Wam jak taką dobrą praktykę wprowadzić w życie.

Zaczynamy więc od celu. Każde spotkanie (nawet towarzyskie) ma jakiś cel. Jest organizowane „po coś”. Pytanie czy wszyscy jego uczestnicy takowy cel znają i chcą podczas spotkania go osiągnąć? Zazwyczaj niestety nie... Ale dlaczego? Po pierwsze często organizator nie wie po co zaprosił na spotkanie i co chce osiągnąć. A nawet jeżeli wie, to nie dzieli się tą wiedzą z innymi uczestnikami. Albo (co w mojej praktyce zdarza się najczęściej) dzieli się, ale już podczas samego spotkania.

Dlaczego jest to problem? Po pierwsze sam organizator nie mając jasno określonego celu nie jest w stanie dobrze przygotować się, a przede wszystkim poprowadzić spotkania. Po drugie nie daje na to szansy również osobom, które zaprosił. A po trzecie zaproszone osoby nie są w stanie ocenić czy w ogóle muszą być na danym spotkaniu czy np. nie lepiej byłoby poprosić kogoś innego na dane spotkanie. Ta ostatnia kwestia jest szczególnie istotna jeżeli mają być omawiane bardzo szczegółowe kwestie i osoba zaproszona nie jest w nich ekspertem, ale do takiego eksperta „ma dostęp”.

Co więc zrobić? Oczywiście przemyśleć cel spotkania. Czyli co chcemy osiągnąć na jego końcu. Czy ma to być decyzja w jakiejś kwestii, wspólne stanowisko, oferta, plan działań itd. Po drugie wysyłając zaproszenie (odpowiednio wcześniej) napiszcie jaki jest cel tego spotkania. I niech to będzie pierwszy punkt w agendzie. Po powitaniu wszystkich przybyłych pierwsze zdanie powinno brzmieć mniej więcej „Celem tego spotkania jest … . Po spotkaniu powinniśmy otrzymać …” itp.

Nie jest to trudne, a może praktycznie z miejsca poprawić jakość Waszych spotkań. Oczywiście im więcej osób zacznie stosować te praktyki tym lepiej. W idealnej sytuacji ta zmiana pojawia się na samej górze, ale jeżeli tak nie jest to po prostu trudno. Róbcie swoje.

Natomiast jeżeli jesteście zapraszani na spotkania macie prawo (a nawet obowiązek) w przypadku braku informacji o celu po prostu o niego zapytać. Tak samo przychodząc na spotkanie nie bójmy się pytać o to, po co na nim jesteśmy. Taka dobrze pojęta asertywność wyjdzie wszystkim na zdrowie.

A jak to wygląda u Was?

Zapraszamy do komentowania

Biurficiency