Jak komunikować się za pomocą maila cz.1.

Przechodzimy do konkretów jeżeli chodzi o usprawnienie Waszej komunikacji za pomocą poczty elektronicznej. Zgodnie z planem w tej części weźmiemy na tapetę TEMAT Waszej korespondencji.

TEMAT - w mailu jest w naszej opinii najważniejszą jego częścią. Dlaczego? Z przytoczonych przez nas statystykach z poprzedniego postu wynika, że średnio osoba pracujaca w korporacji otrzymuje i wysyła około 105 maili dziennie. Przy równym podziale daje to ponad 50 wiadomości. Dla pracowników wyższego szczebla ta liczba jest jeszcze większa (z naszych doświadczeń wynika, że potrafi być dużo większa). Dodatkowo większość adresatów nie ma zbyt efektywnych systemów zarządzania swoją skrzynką - często jedna duża skrzynka odbiorcza (Inbox). Oznacza to, że musicie zrobić "COŚ" żeby wasz email się wyróżniał i został obdarzony należytą uwagą, a nie zginął w tłumie. Jeżeli uwzględnimy całą komunikację email (także poza firmą / korporacją) to statystycznie 35% osób na podstawie tematu decyduje czy w ogóle otworzyć Waszą wiadomość (wg. /www.entrepreneur.com). Tak czy siak temat to rzecz ważna. Także z powodu tego, że późniejsze poszukiwanie interesującej wiadomości może być po prostu łatwiejsze.
Jak więc napisać dobry temat?
Po pierwsze w ogóle go napisać. Email bez tematu ma małe szanse na przeczytanie a poza tym wygląda bardzo mało profesjonalnie.
Po drugie temat musi być "znaczący". Oznacza to, że nie może składać się tylko z FYI (ang. For Your Information). Ważne, że musi być znaczący dla ADRESATA, nie dla Was, którzy maila piszecie. To ON a nie Wy musi się na podstawie tematu zorientować co jest w środku i jakiej sprawy dotyczy. No i podjąć decyzję o maila przeczytaniu (bo zakładam, że wszystkie maile jakie wysyłacie warte są czytania)
Po trzecie (naszym zdaniem) temat powinien być krótki ale treściwy- 3-4 słowa - UWAGA! wyjątek stanowi jednozdaniowe pytanie, które zamiast zawierać w treści maila lepiej zawrzeć w jego temacie.

Dla użytku wewnętrznego (i tylko do takiego) można spróbować trochę standaryzować użycie pola TEMAT w mailu.
Dobra praktyka to np umówienie się na słowa kluczowe już w samym temacie. Np.:
- akcja - to słowo na początku maila oznaczać może, że adresat maila wewnątrz znajdzie akcję dla siebie, na której wykonanie ma np. tydzień
- pilna akcja - j.w tylko na wykonanie jest 24h
- informacja - jak sama nazwa wskazuje email zawiera informację nic nie trzeba z tym robić.

Oczywiście wszystkie maile nie zakwalifikują się do tych 3 kategorii, łatwo jednak sobie wyobrazić większą ich ilość.
Ważną kwestią tutaj jest po pierwsze wiedza (wszyscy pracownicy muszą taką zasadę znać) oraz konsekwencja (wszyscy muszą stosować). Stąd używane to może być tylko i wyłącznie do komunikacji wewnętrznej. Ale nawet stosując tę zasadę należy w kolejnych słowach tematu sprawić był on znaczący i zrozumiały dla odbiorcy.

Dziękujemy za lekturę naszego posta i zapraszamy do komentowania oraz dzielenia się doświadczeniami.

Biurfficiency

Jak komunikować się za pomocą maila - wstęp

Nie można mówić o jakiejkolwiek efektywności w pracy biurowej bez uwzględnienia komunikacji za pomocą poczty elektronicznej.
Dla osób, które mają wątpliwości co do wagi tego kanału komunikacji kilka liczb i faktów, które dobitnie tę ważność pokazują:
- 3,9 miliarda - ilość kont mailowych na świecie w 2013 - prognozowany wzrost 6% rocznie [1]
- 929 milionów - ilość firmowych kont mailowych w 2013 - prognozowany wzrost 5% rocznie [1]
- 100 miliardów - roczna ilość maili z kont służbowych w 2013 - w 2017 132 miliardy [1]

Jeżeli są jeszcze jacyś nie przekonani:
- prezesi i zarządzający w dużych korporacjach (tzw. executives i senior executives) będą wkrótce spędzać średnio ponad jeden dzień roboczy komunikując się elektronicznie - głownie odpowiadając na maile [2]
- w/w przedstawiciele dużych korporacji otrzymują do 30000 wiadomości z zewnątrz [2]
- do 28% czasu pracowników jest wykorzystywane do komunikacji emailowej [3] co czyni z tej formy komunikacji drugą najbardziej czasochłonną czynnośc w biurze (niestety nie wiemy jaka jest pierwsza)
- średnia ilośc maili pracownika korporacji (wysłanych i odebranych) wynosi 105 [3].

A dla tych. których udało nam się przekonać (lub których przekonywac nie trzeba było) proponujemy lekturę naszego cyklu o tym jak komunikować się za pomocą maila.
W kolejnych odcinkach:
1) Temat
          - jak pisać tematy, które coś znaczą,
2) Adresaci
          - do kogo i w jaki sposób wysyłać maile
3) Treść maila cz.1.
          - przedstawienie się
          - załączniki lub ich brak
4)  Treść maila cz.2.
          - kompozycja maila (co, ile i w jaki sposób)
5) Treść maila cz.3.
          - standaryzacja wypowiedzi
6) Treść maila cz.4.
          - język, pisownia, gramatyka etc
          - podpis
7) Co z tym mailem dalej
          - reguły / sposoby odpowiedzi na maila
          - reguły czytania maili

[1] http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2013/04/Email-Statistics-Report-2013-2017-Executive-Summary.pdf
[2] http://www.bain.com
[3] http://www.entrepreneur.com

S numer 4 i 5

4S - Seiketsu - standaryzacja. W teorii lub w środowisku produkcyjnym, wypracowane standardy nalezy zpisać, zwizualizować i przestrzegać. Skoro jednak mówimy o Waszych komputerach propozycja spisywania instrukcji i standardów brzmi delikatnie rzecz biorąc śmiesznie. Więc nie idźmy tą drogą .
5S - Shitsuke - samodyscyplina/samodoskonalenie. Pierwsza kwestia samodyscypllina jest oczywista i cały system ma tak długo sens jak długo faktycznie będzie utrzymywana. Jednocześnie cały koncept Lean, z którego wywodzi się także 5S polega na DOSKONALENIU. Tak samo nasze standardy porządku na kompie zawsze można i trzeba usprawniać.
Życzymy powodzenia i pożądku na komputerze, który poprawi Waszą osobistą wydajność.

Jak przebrnąć przez trudne dyskusje - artykuł

Skupiając się na efektywności w biurze nie można zapomnieć, że spora część tego w jaki sposób wykorzystujemy w nim czas (i czy robimy to efektywnie) zależy od współpracowników. Najgorszą stratą czasu naszym zdaniem są niefektywne i nic nie wnoszące "dyskusje" zwane też kłótniami.
Poniżej niezłu artykół z Harvard Business Review o tym jak sobei z trudnymi dyskusjami radzić,  żeby nie przemieniły się w kłótnie
.
https://hbr.org/2014/12/how-to-handle-3-types-of-difficult-conversations

Trzecie S

Po przerwie na recenzje wracamy do omówienia 5S w naszym (waszym) komputerze. S numer 3 czyli sprzątanie. Tutaj nie ma wielkiej filozofii. Skoro ustaliliście swój system, oraz oddzieliliście potrzebne od niepotrzebnych rzeczy na waszym dysku twardym nie pozostaje nic innego jak zgodnie z tymi zasadami cały dysk posprzątać. Wiemy, że brzmi to jak kara, ale po prostu trzeba raz zainwestować czas i to zrobić. A potem tylko utrzymywać. Jak to mówią w języku wroga "sounds like fun". Powodzenia i wytrwałości życzymy.