Dzisiaj pierwszy post rozpoczynający kolejną serię publikacji. Tym razem na tapetę weźmiemy spotkania. I oczywiście nie chodzi o spotkania osobiste ale te zawodowe. W świecie korporacji (ale także mniejszych firm) stały się one straszną plagą. Na ile może to być problematyczne najlepiej pokażą liczby – w końcu wszyscy jesteśmy profesjonalistami opierającymi się na danych ;).
Średnio każdy z pracowników bierze udział w 62 spotkaniach w miesiącu, z czego 50% czasu uznają za stracony. Kierownicy wyższego szczebla spędzają na spotkaniach między 40 a 50% swojego czasu, z czego aż 30% uznają za stratę czasu. W Stanach Zjednoczonych każdego dnia odbywa się 11 MILIONÓW (!!!) spotkań.
Co więc zrobić, aby ten czas odzyskać? Najprościej odpowiedzieć – zmniejszyć liczbę spotkań i poprawić ich efektywność. Niestety nie jest to tak proste. Dobrym początkiem jest wdrożenie kilku podstawowych zasad:
- określ cel spotkania i poinformuj o nim uczestników
- zawsze zaczynaj spotkanie o zaplanowanym czasie (nawet jeżeli ktoś się spóźnia)
- nie powtarzaj informacji tym, którzy się spóźnili
- skróć spotkania
- zakończ na czas
- zaproś tylko te osoby, które są niezbędne (ergo zmniejsz liczbę uczestników)
- zawsze przygotuj agendę i się trzymaj się jej
- po spotkaniu (szczególnie z osobami z „zewnątrz”) przygotuj i roześlij notatki
Tylko tyle i aż tyle… W kolejnych odcinkach omówimy każdy z punktów oraz zaproponujemy narzędzia i sposoby, aby osiągnąć cel. Napiszemy także (już w następnym odcinku) jakie są inne efekty występowania „złych” spotkań.
Czy znacie jakieś inne złote zasady dla spotkań?
Podzielcie się…
Biurfficiency
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz