W dzisiejszym odcinku poruszamy dwie ostatnie kwestie przy
tworzeniu maila:
- treść maila i jej poprawność językowa,
- co dalej z mailem
Pierwsza kwestia wydaje się oczywista, chociaż nie dla
wszystkich i wymieniamy ją tylko dla porządku. Jeżeli już coś piszesz upewnij
się, że jest napisane poprawnie pod względem językowym. Zarówno gramatyka jak i
ortografia są ważne. Nikt z Was nie chce stać się ofiarą krążącej po całej
firmie anegdoty ani tym bardziej zyskać jakąś biurową „ksywkę” a powiązaną z
wpadką językową (jak kolega MISZCZ siedzący koło mnie J ). Oczywiście obecne
narzędzia mają opcję autokorekty, ale upewnijcie się, że są włączone (!). A
poza tym niektórych byków automat nie wykryje.
Bardzo ważne jest to w urządzeniach mobilnych, gdzie często
spotyka się narzędzia autokorekty, a w których słowniki bywają ubogie.
Szczególnie dotyczy to tych urządzeń w których używacie klawiatury typu swype.
Przykład:
Chcę napisać: Spotkajmy się w maju…
Mój telefon chce napisać: Spotkajmy się w maku...
Osobną kwestią jest posługiwanie się językiem wroga (czyli
językiem „oficjalnym” w Waszym zakładzie). Wierzcie mi autotranslatory nie są
wyjściem. Jak nie znasz języka nie staraj się w nim pisać lub jeżeli nie ma
wyjścia poinformuj adresata, że nie znasz języka i musiałeś skorzystać z
translatora. Uwierz mi pomoże to uniknąć wielu nieporozumień.
Ostatnie rzecz to wszelkie pogrubienia, podkreślenia, kursywy, kolory, WIELKIE LITERY,
różne rozmiary
itd. Używać można ale tylko w bardzo ograniczonym zakresie, ich
nadużywanie spowoduje, że przestaną spełniać swoją rolę i nie będą niosły
treści. Np. jeżeli mail jest długi możesz pogrubić
najważniejsze zdania, lub je podkreślić. Co do kolorów, to znaną
praktyką jest zaznaczanie treści skierowanych do konkretnych osób w różnych
kolorach. Natomiast staraj się unikać wielkich liter i różnej wielkości i typu czcionki.
Wygląda to mało profesjonalnie, a czytanie takich wynalazków strasznie męczy.
Druga kwestia na dziś to co dalej z mailem. Tutaj najwięcej
zależy od tego czego oczekujesz po mailu, a to powinieneś wiedzieć przed jego
wysłaniem – bo jak założyliśmy na samym początku serii wiesz po co i dlaczego
wysyłasz maila i adresujesz go do właściwych ludzi. A skoro wiesz to przed
naciśnięciem przycisku „wyślij” a jeszcze lepiej przed naciśnięciem „stwórz
nowy email” to … możesz swoje oczekiwania zamieścić w treści. Aby oszczędzić
sobie rozczarowań
nie zakładaj, że adresaci będą wiedzieli czego od nich oczekujesz. Jeżeli
chcesz, żeby skomentowali [KNU1] napisz to, jeżeli chcesz żeby potwierdzili,
że się zapoznali … tak tak … napisz to, jeżeli chcesz odpowiedzi napisz to i jeszcze
napisz do kiedy oczekujesz na odpowiedź.
I to by było na tyle. W kolejnym odcinku (już ostatnim) o tym
co zrobić po drugiej stronie „Internetu” czyli jak zachować się będąc
adresatem.
Pozdrawiamy
biurfficiency
