Jak komunikować się za pomocą maila – cz.3

Idziemy dalej. Czyli słów kilka na temat tego co w mailu znaleźć się powinno. Jak go dobrze skomponować, czego się wystrzegać itd.

W poprzednim odcinku pisaliśmy o tym do kogo wysyłać maila. Oznacza to również (domyślnie), że skoro nie rozsyłamy SPAM’u to wiemy kto jest tego maila adresatem. Otwarte pytanie to czy adresat wie kto tego maila wysłał. Najczęściej tak, natomiast całkiem często zdarza się sytuacja, że odbiorcą jest potencjalny klient (czyli może nie znać Ciebie ani Twojej firmy), albo nawet w dużej korporacji gdzie pracuje wiele osób nie wszystkie mogą się znać. Skoro więc adresat nie zna Ciebie więc wydaje się oczywistym, że trzeba by się po prostu przedstawić.

Jednym z elementów przedstawienia się jest Twój adres mailowy. Kwiatuszek@wp.pl brzmi może i miło, ale krótko mówiąc jest całkowicie nieprofesjonalne. Opcji jest wiele natomiast najlepsze naszym zdaniem są adresy w formacie imię.nazwisko@nazwafirmy.pl.

Natomiast to nie zawsze (a w zasadzie nigdy) nie wystarczy w przypadku pierwszego kontaktu. Należało by zatem poświęcić kilka zdań na przedstawienie siebie i ewentualnie swojej firmy. Zwiększa to szanse, że Wasza komunikacja dojdzie do skutku i będzie efektywna.

Ostatnia rzecz to stopka, czyli podpis. W dużych korporacjach istnieją standardy w mniejszych firmach bywa z tym różnie, natomiast zalecamy stosować standardową formę wewnątrz firmy dla wszystkich pracowników. Szczególnie przy kontaktach ze środowiskiem zewnętrznym. Najlepiej zobligować pracowników do używania automatycznego podpisu bazującego na jednym wypracowanym formacie. Wyjątków przy kontaktach z kontrahentami być nie powinno. Jedyny wyjątek jaki jestem sobie wyobrazić jest tzw. Management Wysokiego Stopnie, który świadomie nie udostępnia wszystkich swoich danych – np. numeru telefonu komórkowego, co dla niższych poziomów zwykle jest obligatoryjne.

Co musi się znaleźć w stopce:

Imię i nazwisko,

Nazwa firmy

Adres firmy

Adres email do wysyłającego email

Tel. Stacjonarny i/lub komórkowy

Czasami dane firmy jak regon itp.

 

O tym co znajdzie się pomiędzy powitaniem a stopką decydujecie Wy. W kolejnych odcinkach o tym jak napisać tę treść dobrze.

Biurfficiency

Jak komunikować się za pomocą maila cz.2

W dzisiejszym odcinku skupimy się na kolejnych jakże ważnych elementach dobrej komunikacji mailowej. Czyli ADRESACI i ZAŁĄCZNIKI.

Zaczynając od Adresatów trzeba zaznaczyć, że jest to drugi najważniejszy czynnik naszym zdaniem, który może spowodować, że Wasza ale także Waszej Firmy komunikacja stanie się bardziej efektywna. Największą zmorą naszym zdaniem w ostatnim czasie w komunikacji elektronicznej jest wysyłanie wszystkiego do wszystkich.
Każdy z nas dostaje minimum 50 maili dziennie. Pytanie jakie należy sobie zadać to ile z tych maili naprawdę coś dla Was znaczy.
Na tej samej zasadzie każdy z Was wysyła minimum 50 maili dziennie. I tutaj pytanie jest takie samo. Ile z wysłanych przez Was maili jest znacząca dla adresatów.
Obawiam się, że niestety niezbyt duża, gdyż email zbyt często służy jako typowy "dupochron". Oczywiście jest to wina menagerów w danej firmie, gdyż po pierwsze pozwalają na to, po drugie wykreowali atmosferę, w której "dupochrony" są potrzebne lub ludzie (ich pracownicy) uważają, że są potrzebne. Szczególnie w dużych korporacjach jest to widoczne.
A więc, do kogo wysyłać i w jaki sposób maile?
Pierwsza opcja to oczywiście pole "DO" określające bezpośrednich adresatów. Tam umieszczamy tych, którzy w związku z mailem mają coś zrobić, dla których informacja jest ważna, oraz w przypadku odpowiedzi na ich maila.
Druga opcja to pole "CC" czyli kopia. To pole najlepiej jeżeli jest po prostu puste. Częsta praktyka wśród osób, które dostają naprawdę dużo maili jest stworzenie reguły, która wrzuca z automatu maile cc do osobnego folderu, którego ... nie czytają. Umieszczenie jakiejś osoby w cc najczęściej oznacza straszak dla bezpośrednich adresatów i w takim sensie nie jest interesujący dla osób z CC. No i jest to wybitny przykład "dupochronu".
Opcja "BCC" czyli kopia ukryta. Ukryte czyli tajne. Jak chcesz komuś udowodnić, że coś robisz, ale nie chcesz żeby nikt więcej wiedział, że korespondencja jest ujawniona innym osobom. Albo jak wysyłasz SPAM w stylu łańcuszka szczęścia i nie chcesz, żeby ludzie wiedzieli do kogo to wysyłasz (bo np wysyłasz to także to koleżanki z innej firmy). Ostatni użytek dla tego typu adresowania to wysłanie jednej wiadomości do dużej grupy odbiorców, którym nie chcesz lub nie możesz zdradzać adresów innych odbiorców (np mail do dużej grupy klientów).
Reasumując im mniejsza liczba adresatów (poza niezbyt częstymi na szczęście wyjątkami) tym lepiej.

Załączniki - słać czy nie? Najlepsza odpowiedź na tak zadane pytanie to "zależy". Jedno jest pewne nie wysyłajcie załączników dużych, które mogą szybko zapchać komuś skrzynkę, lub, które będą się ściągać godzinami jeżeli akurat adresat odczytuje wiadomość na urządzeniu mobilnym. Dodatkowo pamiętajcie, że niektóre popularne serwisy mają ustawione limity w wielkości załącznika. Niektóre firmowe serwery również. Jeżeli masz duży plik, którym chcesz się podzielić, lepiej zamieść go na sieci i wyślij linka. Jeżeli chodzi o mniejsze pliki to tutaj odpowiedź nie jest jednoznaczna. Po pierwsze czasami tylko po to wysyłacie maila, żeby przekazać jakiś plik. Wtedy opcja z linkiem może działać, pod warunkiem, że masz 100% pewności, że odbiorca będzie mógł z tej lokalizacji plik odczytać.
Niektórzy proponują nie wysyłać załączników tylko wklejać (np. tabelkę) do treści wiadomości. Ma to plusy dodatnie - choćby to, że osoba używająca telefonu od razu widzi treść. Ale ma również plusy ujemnie - bo czasami adresat chciałby sobie coś z taką przykładową tabelką zrobić (np użyć gdzieś, a może po prostu potrzebuje jakąś sumę itp z danych, które są w tabeli). Z innej perspektywy może właśnie nie chcesz żeby mógł cokolwiek zrobić z danymi więc ich wklejenie jest rozsądne. Wklejanie ma też plus ujemny tego typu, że jeżeli wysyłasz taką wiadomość i ktoś otwiera ją np na smartfonie, to może być mu bardzo ciężko cokolwiek odczytać.
Tutaj dobra praktyka to wg Nas zastanowić się co adresaci będą z ewentualnym załącznikiem robić i podjąć świadomą decyzję. A czasami po prostu wysłać "zdjęcie" tabelki w treści a dodatkowo załącznik - to najbezpieczniejsza opcja i gwarantująca, że nikt nie wyśle do Was odpowiedzi w stylu "a możesz mi napisać wynik w jednej linijce" lub odwrotnie "Podeślij tabelkę w excelu jest mi potrzebna".

A jakie są Wasze doświadczenia?
Zapraszamy do dyskusji.