Jak mogliście się przekonać w postach mówiących o Lean,
jednym z tematów, które przewijają się non-stop jest standaryzacja. Więc i o
standaryzacji będzie mowa. A konkretniej o standaryzacji wypowiedzi wewnątrz
maila.
Jaki jest cel standaryzowania tego co umieszczać będziecie
wewnątrz maila? Oczywiście to co zawsze w przypadku standaryzacji. Uproszczenie
przekazu, czasu wykonania operacji (pisania maila), uniknięcie błędów
(pominięcie ważnych kwestii etc.).
Kiedy standaryzować? W naszej
ocenie tylko i wyłącznie wewnątrz organizacji. Powód jest oczywisty –
standaryzowana wypowiedź wymaga od odbiorcy rozumienia standardu, a tego w
przypadku odbiorcy zewnętrznego zapewnić nie możecie.
Drugie kryterium jest
zdroworozsądkowe – czyli czy można kwestię, którą zamierzacie opisać
przedstawić w wystarczający sposób z użyciem standardu.
Ale jeżeli uznacie, że wypowiedź
można zestandaryzować to polecamy:
- w przypadku planu działań popularne:
WHO WHAT WHEN / KTO CO KIEDY
(pozwoli to w sposób
jednoznaczny określić oczekiwania co do zadania)
- w przypadku opisu problemu
niezbyt dobrze znane:
5W2H (od angielskich WHAT WHEN
WHERE WHO HOW HOW Many = CO, Kiedy; Gdzie; Kto; Jak; Jak dużo)
A ponieważ niezbyt dobrze znane
więc tłumaczę:
- CO – co jest problemem?
- KIEDY – kiedy wykryto problem
- GDZIE – gdzie wykryto problem
(w którym procesie, dziale etc)
- KTO – kto wykrył, zauważył
problem
- JAK – jak zostało to wykryte
- JAK DUŻO – jak dużo jest wystąpień
problemu, czy jest dużo przypadków, wiele wadliwych wyrobów etc
I wiele, wiele innych sposobów
na sformatowanie informacji tak, aby była zrozumiała dla wszystkich.
Oczywiście jeżeli uznacie i wprowadzicie inny standard, który będzie lepiej się sprawdzał tym lepiej.
Oczywiście jeżeli uznacie i wprowadzicie inny standard, który będzie lepiej się sprawdzał tym lepiej.
Więc idźcie i standaryzujcie…
biurfficiency
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz