Jak poprawiać jakość spotkania cz.1.

Zgodnie z obietnicami przyjrzymy się po kolei wszystkim dobrym praktykom przedstawionym w pierwszym poście z tego cyklu. Postaramy się także zaproponować Wam jak taką dobrą praktykę wprowadzić w życie.

Zaczynamy więc od celu. Każde spotkanie (nawet towarzyskie) ma jakiś cel. Jest organizowane „po coś”. Pytanie czy wszyscy jego uczestnicy takowy cel znają i chcą podczas spotkania go osiągnąć? Zazwyczaj niestety nie... Ale dlaczego? Po pierwsze często organizator nie wie po co zaprosił na spotkanie i co chce osiągnąć. A nawet jeżeli wie, to nie dzieli się tą wiedzą z innymi uczestnikami. Albo (co w mojej praktyce zdarza się najczęściej) dzieli się, ale już podczas samego spotkania.

Dlaczego jest to problem? Po pierwsze sam organizator nie mając jasno określonego celu nie jest w stanie dobrze przygotować się, a przede wszystkim poprowadzić spotkania. Po drugie nie daje na to szansy również osobom, które zaprosił. A po trzecie zaproszone osoby nie są w stanie ocenić czy w ogóle muszą być na danym spotkaniu czy np. nie lepiej byłoby poprosić kogoś innego na dane spotkanie. Ta ostatnia kwestia jest szczególnie istotna jeżeli mają być omawiane bardzo szczegółowe kwestie i osoba zaproszona nie jest w nich ekspertem, ale do takiego eksperta „ma dostęp”.

Co więc zrobić? Oczywiście przemyśleć cel spotkania. Czyli co chcemy osiągnąć na jego końcu. Czy ma to być decyzja w jakiejś kwestii, wspólne stanowisko, oferta, plan działań itd. Po drugie wysyłając zaproszenie (odpowiednio wcześniej) napiszcie jaki jest cel tego spotkania. I niech to będzie pierwszy punkt w agendzie. Po powitaniu wszystkich przybyłych pierwsze zdanie powinno brzmieć mniej więcej „Celem tego spotkania jest … . Po spotkaniu powinniśmy otrzymać …” itp.

Nie jest to trudne, a może praktycznie z miejsca poprawić jakość Waszych spotkań. Oczywiście im więcej osób zacznie stosować te praktyki tym lepiej. W idealnej sytuacji ta zmiana pojawia się na samej górze, ale jeżeli tak nie jest to po prostu trudno. Róbcie swoje.

Natomiast jeżeli jesteście zapraszani na spotkania macie prawo (a nawet obowiązek) w przypadku braku informacji o celu po prostu o niego zapytać. Tak samo przychodząc na spotkanie nie bójmy się pytać o to, po co na nim jesteśmy. Taka dobrze pojęta asertywność wyjdzie wszystkim na zdrowie.

A jak to wygląda u Was?

Zapraszamy do komentowania

Biurficiency

Jak komunikować się za pomocą maila – cz.6

W dzisiejszym odcinku poruszamy dwie ostatnie kwestie przy tworzeniu maila:

- treść maila i jej poprawność językowa,

- co dalej z mailem

Pierwsza kwestia wydaje się oczywista, chociaż nie dla wszystkich i wymieniamy ją tylko dla porządku. Jeżeli już coś piszesz upewnij się, że jest napisane poprawnie pod względem językowym. Zarówno gramatyka jak i ortografia są ważne. Nikt z Was nie chce stać się ofiarą krążącej po całej firmie anegdoty ani tym bardziej zyskać jakąś biurową „ksywkę” a powiązaną z wpadką językową (jak kolega MISZCZ siedzący koło mnie J ). Oczywiście obecne narzędzia mają opcję autokorekty, ale upewnijcie się, że są włączone (!). A poza tym niektórych byków automat nie wykryje.

Bardzo ważne jest to w urządzeniach mobilnych, gdzie często spotyka się narzędzia autokorekty, a w których słowniki bywają ubogie. Szczególnie dotyczy to tych urządzeń w których używacie klawiatury typu swype. Przykład:

Chcę napisać: Spotkajmy się w maju…

Mój telefon chce napisać: Spotkajmy się w maku...

Osobną kwestią jest posługiwanie się językiem wroga (czyli językiem „oficjalnym” w Waszym zakładzie). Wierzcie mi autotranslatory nie są wyjściem. Jak nie znasz języka nie staraj się w nim pisać lub jeżeli nie ma wyjścia poinformuj adresata, że nie znasz języka i musiałeś skorzystać z translatora. Uwierz mi pomoże to uniknąć wielu nieporozumień.

Ostatnie rzecz to wszelkie pogrubienia, podkreślenia, kursywy, kolory, WIELKIE LITERY, różne rozmiary itd. Używać można ale tylko w bardzo ograniczonym zakresie, ich nadużywanie spowoduje, że przestaną spełniać swoją rolę i nie będą niosły treści. Np. jeżeli mail jest długi możesz pogrubić najważniejsze zdania, lub je podkreślić. Co do kolorów, to znaną praktyką jest zaznaczanie treści skierowanych do konkretnych osób w różnych kolorach. Natomiast staraj się unikać wielkich liter i różnej wielkości i typu czcionki. Wygląda to mało profesjonalnie, a czytanie takich wynalazków strasznie męczy. 

Druga kwestia na dziś to co dalej z mailem. Tutaj najwięcej zależy od tego czego oczekujesz po mailu, a to powinieneś wiedzieć przed jego wysłaniem – bo jak założyliśmy na samym początku serii wiesz po co i dlaczego wysyłasz maila i adresujesz go do właściwych ludzi. A skoro wiesz to przed naciśnięciem przycisku „wyślij” a jeszcze lepiej przed naciśnięciem „stwórz nowy email” to … możesz swoje oczekiwania zamieścić w treści. Aby oszczędzić sobie rozczarowań nie zakładaj, że adresaci będą wiedzieli czego od nich oczekujesz. Jeżeli chcesz, żeby skomentowali [KNU1] napisz to, jeżeli chcesz żeby potwierdzili, że się zapoznali … tak tak … napisz to, jeżeli chcesz odpowiedzi napisz to i jeszcze napisz do kiedy oczekujesz na odpowiedź.

I to by było na tyle. W kolejnym odcinku (już ostatnim) o tym co zrobić po drugiej stronie „Internetu” czyli jak zachować się będąc adresatem.

Pozdrawiamy

biurfficiency

---

 [KNU1]

Jak komunikować się za pomocą maila – cz.5

Dzisiaj o standaryzacji wypowiedzi wewnątrz maila.

Jak mogliście się przekonać w postach mówiących o Lean, jednym z tematów, które przewijają się non-stop jest standaryzacja. Więc i o standaryzacji będzie mowa. A konkretniej o standaryzacji wypowiedzi wewnątrz maila.

Jaki jest cel standaryzowania tego co umieszczać będziecie wewnątrz maila? Oczywiście to co zawsze w przypadku standaryzacji. Uproszczenie przekazu, czasu wykonania operacji (pisania maila), uniknięcie błędów (pominięcie ważnych kwestii etc.).

Kiedy standaryzować? W naszej ocenie tylko i wyłącznie wewnątrz organizacji. Powód jest oczywisty – standaryzowana wypowiedź wymaga od odbiorcy rozumienia standardu, a tego w przypadku odbiorcy zewnętrznego zapewnić nie możecie.

Drugie kryterium jest zdroworozsądkowe – czyli czy można kwestię, którą zamierzacie opisać przedstawić w wystarczający sposób z użyciem standardu.

Ale jeżeli uznacie, że wypowiedź można zestandaryzować to polecamy:

- w przypadku planu działań popularne:

                WHO WHAT WHEN / KTO CO KIEDY

(pozwoli to w sposób jednoznaczny określić oczekiwania co do zadania)

- w przypadku opisu problemu niezbyt dobrze znane:

5W2H (od angielskich WHAT WHEN WHERE WHO HOW HOW Many = CO, Kiedy; Gdzie; Kto; Jak; Jak dużo)

A ponieważ niezbyt dobrze znane więc tłumaczę:

- CO – co jest problemem?

- KIEDY – kiedy wykryto problem

- GDZIE – gdzie wykryto problem (w którym procesie, dziale etc)

- KTO – kto wykrył, zauważył problem

- JAK – jak zostało to wykryte

- JAK DUŻO – jak dużo jest wystąpień problemu, czy jest dużo przypadków, wiele wadliwych wyrobów etc

I wiele, wiele innych sposobów na sformatowanie informacji tak, aby była zrozumiała dla wszystkich.
Oczywiście jeżeli uznacie i wprowadzicie inny standard, który będzie lepiej się sprawdzał tym lepiej.

Więc idźcie i standaryzujcie…

biurfficiency

Jak komunikować się za pomocą maila – cz.3

Idziemy dalej. Czyli słów kilka na temat tego co w mailu znaleźć się powinno. Jak go dobrze skomponować, czego się wystrzegać itd.

W poprzednim odcinku pisaliśmy o tym do kogo wysyłać maila. Oznacza to również (domyślnie), że skoro nie rozsyłamy SPAM’u to wiemy kto jest tego maila adresatem. Otwarte pytanie to czy adresat wie kto tego maila wysłał. Najczęściej tak, natomiast całkiem często zdarza się sytuacja, że odbiorcą jest potencjalny klient (czyli może nie znać Ciebie ani Twojej firmy), albo nawet w dużej korporacji gdzie pracuje wiele osób nie wszystkie mogą się znać. Skoro więc adresat nie zna Ciebie więc wydaje się oczywistym, że trzeba by się po prostu przedstawić.

Jednym z elementów przedstawienia się jest Twój adres mailowy. Kwiatuszek@wp.pl brzmi może i miło, ale krótko mówiąc jest całkowicie nieprofesjonalne. Opcji jest wiele natomiast najlepsze naszym zdaniem są adresy w formacie imię.nazwisko@nazwafirmy.pl.

Natomiast to nie zawsze (a w zasadzie nigdy) nie wystarczy w przypadku pierwszego kontaktu. Należało by zatem poświęcić kilka zdań na przedstawienie siebie i ewentualnie swojej firmy. Zwiększa to szanse, że Wasza komunikacja dojdzie do skutku i będzie efektywna.

Ostatnia rzecz to stopka, czyli podpis. W dużych korporacjach istnieją standardy w mniejszych firmach bywa z tym różnie, natomiast zalecamy stosować standardową formę wewnątrz firmy dla wszystkich pracowników. Szczególnie przy kontaktach ze środowiskiem zewnętrznym. Najlepiej zobligować pracowników do używania automatycznego podpisu bazującego na jednym wypracowanym formacie. Wyjątków przy kontaktach z kontrahentami być nie powinno. Jedyny wyjątek jaki jestem sobie wyobrazić jest tzw. Management Wysokiego Stopnie, który świadomie nie udostępnia wszystkich swoich danych – np. numeru telefonu komórkowego, co dla niższych poziomów zwykle jest obligatoryjne.

Co musi się znaleźć w stopce:

Imię i nazwisko,

Nazwa firmy

Adres firmy

Adres email do wysyłającego email

Tel. Stacjonarny i/lub komórkowy

Czasami dane firmy jak regon itp.

 

O tym co znajdzie się pomiędzy powitaniem a stopką decydujecie Wy. W kolejnych odcinkach o tym jak napisać tę treść dobrze.

Biurfficiency

Jak komunikować się za pomocą maila cz.2

W dzisiejszym odcinku skupimy się na kolejnych jakże ważnych elementach dobrej komunikacji mailowej. Czyli ADRESACI i ZAŁĄCZNIKI.

Zaczynając od Adresatów trzeba zaznaczyć, że jest to drugi najważniejszy czynnik naszym zdaniem, który może spowodować, że Wasza ale także Waszej Firmy komunikacja stanie się bardziej efektywna. Największą zmorą naszym zdaniem w ostatnim czasie w komunikacji elektronicznej jest wysyłanie wszystkiego do wszystkich.
Każdy z nas dostaje minimum 50 maili dziennie. Pytanie jakie należy sobie zadać to ile z tych maili naprawdę coś dla Was znaczy.
Na tej samej zasadzie każdy z Was wysyła minimum 50 maili dziennie. I tutaj pytanie jest takie samo. Ile z wysłanych przez Was maili jest znacząca dla adresatów.
Obawiam się, że niestety niezbyt duża, gdyż email zbyt często służy jako typowy "dupochron". Oczywiście jest to wina menagerów w danej firmie, gdyż po pierwsze pozwalają na to, po drugie wykreowali atmosferę, w której "dupochrony" są potrzebne lub ludzie (ich pracownicy) uważają, że są potrzebne. Szczególnie w dużych korporacjach jest to widoczne.
A więc, do kogo wysyłać i w jaki sposób maile?
Pierwsza opcja to oczywiście pole "DO" określające bezpośrednich adresatów. Tam umieszczamy tych, którzy w związku z mailem mają coś zrobić, dla których informacja jest ważna, oraz w przypadku odpowiedzi na ich maila.
Druga opcja to pole "CC" czyli kopia. To pole najlepiej jeżeli jest po prostu puste. Częsta praktyka wśród osób, które dostają naprawdę dużo maili jest stworzenie reguły, która wrzuca z automatu maile cc do osobnego folderu, którego ... nie czytają. Umieszczenie jakiejś osoby w cc najczęściej oznacza straszak dla bezpośrednich adresatów i w takim sensie nie jest interesujący dla osób z CC. No i jest to wybitny przykład "dupochronu".
Opcja "BCC" czyli kopia ukryta. Ukryte czyli tajne. Jak chcesz komuś udowodnić, że coś robisz, ale nie chcesz żeby nikt więcej wiedział, że korespondencja jest ujawniona innym osobom. Albo jak wysyłasz SPAM w stylu łańcuszka szczęścia i nie chcesz, żeby ludzie wiedzieli do kogo to wysyłasz (bo np wysyłasz to także to koleżanki z innej firmy). Ostatni użytek dla tego typu adresowania to wysłanie jednej wiadomości do dużej grupy odbiorców, którym nie chcesz lub nie możesz zdradzać adresów innych odbiorców (np mail do dużej grupy klientów).
Reasumując im mniejsza liczba adresatów (poza niezbyt częstymi na szczęście wyjątkami) tym lepiej.

Załączniki - słać czy nie? Najlepsza odpowiedź na tak zadane pytanie to "zależy". Jedno jest pewne nie wysyłajcie załączników dużych, które mogą szybko zapchać komuś skrzynkę, lub, które będą się ściągać godzinami jeżeli akurat adresat odczytuje wiadomość na urządzeniu mobilnym. Dodatkowo pamiętajcie, że niektóre popularne serwisy mają ustawione limity w wielkości załącznika. Niektóre firmowe serwery również. Jeżeli masz duży plik, którym chcesz się podzielić, lepiej zamieść go na sieci i wyślij linka. Jeżeli chodzi o mniejsze pliki to tutaj odpowiedź nie jest jednoznaczna. Po pierwsze czasami tylko po to wysyłacie maila, żeby przekazać jakiś plik. Wtedy opcja z linkiem może działać, pod warunkiem, że masz 100% pewności, że odbiorca będzie mógł z tej lokalizacji plik odczytać.
Niektórzy proponują nie wysyłać załączników tylko wklejać (np. tabelkę) do treści wiadomości. Ma to plusy dodatnie - choćby to, że osoba używająca telefonu od razu widzi treść. Ale ma również plusy ujemnie - bo czasami adresat chciałby sobie coś z taką przykładową tabelką zrobić (np użyć gdzieś, a może po prostu potrzebuje jakąś sumę itp z danych, które są w tabeli). Z innej perspektywy może właśnie nie chcesz żeby mógł cokolwiek zrobić z danymi więc ich wklejenie jest rozsądne. Wklejanie ma też plus ujemny tego typu, że jeżeli wysyłasz taką wiadomość i ktoś otwiera ją np na smartfonie, to może być mu bardzo ciężko cokolwiek odczytać.
Tutaj dobra praktyka to wg Nas zastanowić się co adresaci będą z ewentualnym załącznikiem robić i podjąć świadomą decyzję. A czasami po prostu wysłać "zdjęcie" tabelki w treści a dodatkowo załącznik - to najbezpieczniejsza opcja i gwarantująca, że nikt nie wyśle do Was odpowiedzi w stylu "a możesz mi napisać wynik w jednej linijce" lub odwrotnie "Podeślij tabelkę w excelu jest mi potrzebna".

A jakie są Wasze doświadczenia?
Zapraszamy do dyskusji.

Jak komunikować się za pomocą maila cz.1.

Przechodzimy do konkretów jeżeli chodzi o usprawnienie Waszej komunikacji za pomocą poczty elektronicznej. Zgodnie z planem w tej części weźmiemy na tapetę TEMAT Waszej korespondencji.

TEMAT - w mailu jest w naszej opinii najważniejszą jego częścią. Dlaczego? Z przytoczonych przez nas statystykach z poprzedniego postu wynika, że średnio osoba pracujaca w korporacji otrzymuje i wysyła około 105 maili dziennie. Przy równym podziale daje to ponad 50 wiadomości. Dla pracowników wyższego szczebla ta liczba jest jeszcze większa (z naszych doświadczeń wynika, że potrafi być dużo większa). Dodatkowo większość adresatów nie ma zbyt efektywnych systemów zarządzania swoją skrzynką - często jedna duża skrzynka odbiorcza (Inbox). Oznacza to, że musicie zrobić "COŚ" żeby wasz email się wyróżniał i został obdarzony należytą uwagą, a nie zginął w tłumie. Jeżeli uwzględnimy całą komunikację email (także poza firmą / korporacją) to statystycznie 35% osób na podstawie tematu decyduje czy w ogóle otworzyć Waszą wiadomość (wg. /www.entrepreneur.com). Tak czy siak temat to rzecz ważna. Także z powodu tego, że późniejsze poszukiwanie interesującej wiadomości może być po prostu łatwiejsze.
Jak więc napisać dobry temat?
Po pierwsze w ogóle go napisać. Email bez tematu ma małe szanse na przeczytanie a poza tym wygląda bardzo mało profesjonalnie.
Po drugie temat musi być "znaczący". Oznacza to, że nie może składać się tylko z FYI (ang. For Your Information). Ważne, że musi być znaczący dla ADRESATA, nie dla Was, którzy maila piszecie. To ON a nie Wy musi się na podstawie tematu zorientować co jest w środku i jakiej sprawy dotyczy. No i podjąć decyzję o maila przeczytaniu (bo zakładam, że wszystkie maile jakie wysyłacie warte są czytania)
Po trzecie (naszym zdaniem) temat powinien być krótki ale treściwy- 3-4 słowa - UWAGA! wyjątek stanowi jednozdaniowe pytanie, które zamiast zawierać w treści maila lepiej zawrzeć w jego temacie.

Dla użytku wewnętrznego (i tylko do takiego) można spróbować trochę standaryzować użycie pola TEMAT w mailu.
Dobra praktyka to np umówienie się na słowa kluczowe już w samym temacie. Np.:
- akcja - to słowo na początku maila oznaczać może, że adresat maila wewnątrz znajdzie akcję dla siebie, na której wykonanie ma np. tydzień
- pilna akcja - j.w tylko na wykonanie jest 24h
- informacja - jak sama nazwa wskazuje email zawiera informację nic nie trzeba z tym robić.

Oczywiście wszystkie maile nie zakwalifikują się do tych 3 kategorii, łatwo jednak sobie wyobrazić większą ich ilość.
Ważną kwestią tutaj jest po pierwsze wiedza (wszyscy pracownicy muszą taką zasadę znać) oraz konsekwencja (wszyscy muszą stosować). Stąd używane to może być tylko i wyłącznie do komunikacji wewnętrznej. Ale nawet stosując tę zasadę należy w kolejnych słowach tematu sprawić był on znaczący i zrozumiały dla odbiorcy.

Dziękujemy za lekturę naszego posta i zapraszamy do komentowania oraz dzielenia się doświadczeniami.

Biurfficiency

Jak komunikować się za pomocą maila - wstęp

Nie można mówić o jakiejkolwiek efektywności w pracy biurowej bez uwzględnienia komunikacji za pomocą poczty elektronicznej.
Dla osób, które mają wątpliwości co do wagi tego kanału komunikacji kilka liczb i faktów, które dobitnie tę ważność pokazują:
- 3,9 miliarda - ilość kont mailowych na świecie w 2013 - prognozowany wzrost 6% rocznie [1]
- 929 milionów - ilość firmowych kont mailowych w 2013 - prognozowany wzrost 5% rocznie [1]
- 100 miliardów - roczna ilość maili z kont służbowych w 2013 - w 2017 132 miliardy [1]

Jeżeli są jeszcze jacyś nie przekonani:
- prezesi i zarządzający w dużych korporacjach (tzw. executives i senior executives) będą wkrótce spędzać średnio ponad jeden dzień roboczy komunikując się elektronicznie - głownie odpowiadając na maile [2]
- w/w przedstawiciele dużych korporacji otrzymują do 30000 wiadomości z zewnątrz [2]
- do 28% czasu pracowników jest wykorzystywane do komunikacji emailowej [3] co czyni z tej formy komunikacji drugą najbardziej czasochłonną czynnośc w biurze (niestety nie wiemy jaka jest pierwsza)
- średnia ilośc maili pracownika korporacji (wysłanych i odebranych) wynosi 105 [3].

A dla tych. których udało nam się przekonać (lub których przekonywac nie trzeba było) proponujemy lekturę naszego cyklu o tym jak komunikować się za pomocą maila.
W kolejnych odcinkach:
1) Temat
          - jak pisać tematy, które coś znaczą,
2) Adresaci
          - do kogo i w jaki sposób wysyłać maile
3) Treść maila cz.1.
          - przedstawienie się
          - załączniki lub ich brak
4)  Treść maila cz.2.
          - kompozycja maila (co, ile i w jaki sposób)
5) Treść maila cz.3.
          - standaryzacja wypowiedzi
6) Treść maila cz.4.
          - język, pisownia, gramatyka etc
          - podpis
7) Co z tym mailem dalej
          - reguły / sposoby odpowiedzi na maila
          - reguły czytania maili

[1] http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2013/04/Email-Statistics-Report-2013-2017-Executive-Summary.pdf
[2] http://www.bain.com
[3] http://www.entrepreneur.com

S numer 4 i 5

4S - Seiketsu - standaryzacja. W teorii lub w środowisku produkcyjnym, wypracowane standardy nalezy zpisać, zwizualizować i przestrzegać. Skoro jednak mówimy o Waszych komputerach propozycja spisywania instrukcji i standardów brzmi delikatnie rzecz biorąc śmiesznie. Więc nie idźmy tą drogą .
5S - Shitsuke - samodyscyplina/samodoskonalenie. Pierwsza kwestia samodyscypllina jest oczywista i cały system ma tak długo sens jak długo faktycznie będzie utrzymywana. Jednocześnie cały koncept Lean, z którego wywodzi się także 5S polega na DOSKONALENIU. Tak samo nasze standardy porządku na kompie zawsze można i trzeba usprawniać.
Życzymy powodzenia i pożądku na komputerze, który poprawi Waszą osobistą wydajność.

Trzecie S

Po przerwie na recenzje wracamy do omówienia 5S w naszym (waszym) komputerze. S numer 3 czyli sprzątanie. Tutaj nie ma wielkiej filozofii. Skoro ustaliliście swój system, oraz oddzieliliście potrzebne od niepotrzebnych rzeczy na waszym dysku twardym nie pozostaje nic innego jak zgodnie z tymi zasadami cały dysk posprzątać. Wiemy, że brzmi to jak kara, ale po prostu trzeba raz zainwestować czas i to zrobić. A potem tylko utrzymywać. Jak to mówią w języku wroga "sounds like fun". Powodzenia i wytrwałości życzymy.

Ostatni pomysł prezentowy

I na koniec książka, z której kilka pomysłów już na blogu się pojawiło - m.in. kwestia systemu plików. Dobra na początek i bardzo osadzona w biurowej rzeczywistości. Konkretna - co w dobie fabularyzowanych opowieści w literaturze biznesu ma swoje plusy (przynajmniej dla nas).

Każda pozycja to dobra propozycja

Kolejna pozycja książkowa, która pomoże Wam być bardziej efektywnymi. Dodatkowo zastosowanie propozycji z książki powinno skutkować zmniejszeniem stresu wywołanego niepokojem dotyczącym niedokończonymi zadaniami. Wspiera również starą zasadę, że słonia je się po kawałku...

Pozycja numer 2, która oprócz kilku niezłych rad daje jeszcze motywację, żeby faktycznie poprawiać swoją efektywność i dzięki temu korzystać trochę bardziej z życia

2. 4-godzinny Tydzień Pracy
http://www.empik.com/4-godzinny-tydzien-pracy-ferriss-timothy,p1044942286,ksiazka-p?gclid=Cj0KEQiA5K-kBRDZ9r71gOvlxOMBEiQAwkK52Gr9R-UhtLYDixn7sVg_rURzBDrwGSwf7J47jvlpgkUaAviS8P8HAQ

Tak jak napisałem poprzedni, skoro święta to i prezenty. Także na naszej stronei nie może zabraknąć propozycji świątecznych. A właściwie propozycji prezentów pod choinkę (i nie tylko). Oczywiście z dziedziny zarządzania i to nie tylko czasem.

1. System Zarządzania Toyoty -> książka typowo produkcyjna ale daje niezłe podstawy pod system ciągłego doskonalenia, 5S itd, które są jak dla mnie podstawą wszelkiej efektywności, także tej w biurze.

Dalej w las

Systematyka Twoich plików i katalogów ma głęboki sens. Pomaga uporządkować, a później szybko i efektywnie pracować z danymi, kore masz na komputerze. Natomiast, żeby otrzymać z systemu jeszcze więcej powinieneś... rozszerzyć granice systemu.
Co to oznacza w praktyce?
Nic innego jak zorganizowanie wszystkich innych miejsc gdzie przechowujesz jakiekolwiek dokumenty wg wybranego przez siebie systemu.
A gdzie przechowujesz dokumeny? Oczywiście w wersjach papierowych w segregatorach i na przeróżnych, mających tendencję do rozrastania się, kupach. Które to kupy należy zamienić na wyższą firmę życia dokumentow papierowych czyli przełożyć do segregatorów, a rzeczone segregatory podpisac i zorganizować wg zasad wybranych do organizacji plików nadysku.

Kolejnem, jeszcze bardziej oczywiste, "miejsce" składowania informacji to skrzynka odbiorcza i zgromadzone w niej maile. Oczywiście nie zachęcam do zmiany nazwy / tematu każdego maila zgodnie z Twoim systemem. Natomiast stworzenie katalogów o określonych (takich samych jak na dysku twardym) nazwach spełnia tę funkcję doskonale.
Co to daje? Oczywiście porządek :). A oprócz niego łatwość w odnajdowaniu powiązanych informacji.

Reasumując, tam gdzie dane, tam celem powinno być systematyczne ich składowanie. Ułatwi to Twoją pracę, zaprowadzi porządek a dodatkowo zmotywuje do wyczyszczenia dysku z niepotrzebnych rzeczy - wierzcie mi zmiana kilkudziesięciu nazw plików motywuje bardzo mocno do przemyślenia czy aby na pewno potrzebujesz tego pliku i czy nie lepiej go po prostu wyrzucić ;)

Systematyka - inne sposoby

Jak jeszcze można poprawić swój system plików? Ewentualnie jakie inne rozwiązania można spotkać w naturze.
Odnośnie poprawy tego o czym pisaliśmy poprzednim razem proponujemy 2 dodatki do nazwy... I tak zadjemy sobie sprawę, że tego robi się coraz więcej.
Pierwszy upgrade jest banalny - mianowicie data - najlepiej w formacie rrrrmmdd (czyli rok / miesiąc / dzień). Pozwala to na utrzymanie chronologii nawet jeżeli wchodzimy do pliku bądź go kopiujemy - co skutkuje tym, że data wyświetlana w Windowsie nie odpowiada dacie stworzenia a jedynie ostatniej modyfikacji. [być może jest jakiś sposób w Windows, żeby pokazywać date ale go nie znam :) poza tym nie wiem jak działa w momencie kiedy np przenosi się pliki pomiędzy komputerami].
Czyli naz przykładowy plik z poprzedniego posta nosiłby nazwę:
12345AAAAbudżet 2014127.xls
Kolejny upgrade użyteczny szczególnie jeżeli wielokrotnie zmieniasz dany plik lub np przygotowujesz kilka wersji to ... dodanie wersji (zamiast lub oprócz daty). Np.
12345AAAAbudżet 2014127 v1.xls
12345AAAAbudżet v1.xls

Przedostatnia propozycja, dla osób, które nie kupują datowania, wersjowania, przypisywania ustalonego rozpoczęcia określającego katalog. Jeżeli pracujesz na projektach i Twoje kataolg na dysku są przyporządkowane kolejnym projektom możesz spróbować rozwiązania, które także widziałem w środowisku naturalnym, a mianowicie numerowanie kolejnych plików pojawiających się w katalogu. Nazwa pliku w takim wypadku zaczyna się od kolejnej cyfry / liczby. Pozwala to na zorientowanie się przede wszystkim jeżeli jakiś plik "wyparuje". Innych benefitów nie dostrzegam, ale z kronikarskiego obowiązku wspominam.

I ostatnia sztuczką, którą czasami używam jest zaczynanie nazwy pliku / katalogu od znaków "specjalnych". Po co? Żeby podczas wyświetlania zawsze były na początku lub końcu i odpowiednio najłatwiej lub najtrudniej dostępne. Używając systemu plików proponowanego przeze mnie posługujemy się przy nazywaniu jakimś kodem oznaczającym np określonego klienta. Co może doprowadzić do sytuacji, że w momencie kiedy sortujemy "po nazwie" (domyślne sortowanie w Windows) projekt u klienta Adamskiego będzie na początku a projekt Nowaka gdzieś w środku (przy założeniu, że jako kodowanie używacie tylko nazwisk klientów). W momencie kiedy projekt Adamskiego ma niższy priorytet lub rzadziej nad nim pracujesz niż nad projektem Nowaka może to prowadzić do tego, że musisz często używanego pliku/katalogu często szukać - i marnować swój cenny czas.
Wtedy można zastosować znaki specjalne np podreślenie dolne " _  ", które wg Windows jest "wcześniej" czyli na liście wyżej niż alfabet. Plik/katalog zaczynający się od tego znaku będzie zawsze na początku katalogu (przy założeniu, że cała reszta nazw plików/katalogów rozpoczyna się od liter alfabetu).

Systematyki ciąg dalszy

Po nizbyt długiej przerwie wracamy z dalszymi poradami jak zaprowadzić i miejmy nadzieję utrzymać porządek na Waszym dysku twardym.
Na początek krótkie pytanie - czy macie takie momenty, kiedy to za nic na swiecie nie możecie znaleźc niezbędnego w danym momencie pliku? Macie 100% pewność, że go GDZIEŚ macie. Tylko GDZIE?
Ja takie sytuacje przerabiałem wielokrotnie. Odpowiedzią jest zaprowadzenie spójnego z systemem katalogów, o którym mowa była wczesniej, system plików. Pomysł nie jest w rzaden sposób odkrywczy, natomiast cała jego siła opiera się na zawarciu największej, niezbędnej informacji na temat pliku w jego nazwie.
Jednym ze sposobów, które używam osobiście jest umieszczanie w nazwie pliku informacji o katalogu w jakim się znajduje. Czyli dla przykładu numer jeden z posta http://biurfficiency.blogspot.fi/2014/11/s-numer-2.html plik excela zawierający budżet projektu bbb realizowanego z klientem A nazwałbym następująco:

Abbb budżet projektu.xls

Oczywiście A to może być cała nazwa, skrót, numer klienta z Waszego systemu informatycznego, a nawet numer jaki sami temu klientowi nadaliście. To samo z nazwą projektu, natomiast trzeba uważać na fakt, żeby nie było to zbyt proste lub skomplikowane. Zbyt proste może powodować, że będzie to nieczytelne i potrzebny Wam będzie słownik np.:

12345AAAAbudżet.xls

Z drugiej strony co oczywiste warto, żeby unikać też takich nazw:

MOJNAJWAŻNIESZYKLIENT_projekt_optymalizacji_zużywanego_papieru_toaletowego.xls

Przecież nikomu nie będzie się chciało wpisywać taką nazwę za każdym razem jak tworzy nowy pllik.
Dlaczego to kodowanie może być istotne? Czasami kopiując plik z jednego miejsca na drugie (a szczególnie przeciągając) nie trafia ono tam gdzie zaplanowaliście. Wtedy łatwo jest znaleźc odstępstwo bo taki plik "wystaje" pomiedzy innymi.

Jeżeli przemyśleliście dobrze swój system katalogów, takie nazywanie będzie po prostu logiczną kontynuacją wspierającą i usprawniającą Waszą pracę. A w końcu dlatego o tym piszemy...

Kolejna podpowiedź odnośnie pulpitu /2S/

Kolejne możliwe usprawnienie Waszego pulpitu, to podzielenie go (i taka organizacja plików / ikon na pulpicie), która będzie odzwierciedlała priorytet i ważność danego elementu.
Może działać w przypadku osób, które naprawdę trzymają DUŻO rzeczy na pulpicie i za nic na świecie nie chcą widzieć "dobrego" pulpitu na swoim komputerze.
Sprawa prosta, dzielimy cały ekran na 4 części jak poniżej.

                                           I      
   ważne pilne                     I               ważne nie pilne
                                           I
                                           I
-----------------------------------------------------------------
                                           I
nieważne pilne                   I               nieważne, nie pilne
                                           I
                                           I


Zwykle pilność jest zaznaczana odwrotnie (czyli po lewej "niska pilność" po prawej "wysoka") ale taki układ jest spowodowany moimi przyzwyczajeniami :) Po prostu w prawym dolnym rogu lubię trzymać windowsowy kosz. Bo zgodnie z teorią tych 4 pól jeżeli coś znajduje się w ćwiartce nieważne + nie pilne to nie nalezy się tym w ogóle zajmować = powinno to trafić do kosza.

Oczywiście taki podział nie musi obejmować całego pulpitu, ale jakąś część, np z wyjątkiem ikon programów, ikon systemowych (za wyjątkiem kosza :) ).

Ale pamiętajcie, najlepiej oczyścić pulpit całkowicie :) I tego bedziemy się trzymać.
W następnym odcinku system plików (skoro już wiecie jak uporządkowac katalogi...)

A jak powinien

Poniżej jak powinien wyglądac idealny pulpit:

 

 

Oczywiście kilka ikon najczęsciej używanych programów czy skróty do kokretnych (często używanych) katalogów lub plików sa jak najbardziej na miejscu. Ważne, żeby miec to pod kontrolą i nei zamienić pulpitu w śmietnik z poprzedniego przykładu.

Jak pulpit wyglądać nie powinien (albo stan przed 1S)

Poniżej prezentuję pulpit o jakim mówię mając na myśli brak porządku.
Jeżeli ktokoliwk jest w stanie szybko (!!!) cokolwiek na tym pulpicie odnaleźć to cóż ... GRATULUJĘ :)





Na marginesie, proponowany na tej stronie sposób poradzenia sobie z takim ... nieuporządkowanym ... pulpitem przez ułożenie ikon w kolejności a'la windows explorer i to za pomocą jakiegoś dodatkowego programiku (dodatkowy śmieć na komputerze) nie poprawia w ogóle sytuacji... Poniżej zdjęcie "po" wdrożeniu w/w pomysłu w życie:

S numer 2

Czas na drugie S - czyli systematyka - w skrócie wszystko ma swoje miejsce i wszystko jest na swoim miejscu.

Najprościej mozna to ująć jako przyporządkowanie każdej rzeczy na Twoim komputerze swojego miejsca a także zapewnienie, że odpowiednie rzeczy w tych określonych miejscach się znajdą. Wisienką na torcie jest, bardzo ważne, zapewnienie, że odstepstwa będa łatwo widoczne - czyli wizualizacja miejsca pracy - w tym przypadku komputera.

Więc cóż to takiego jest ta systematyka w przypadku komputera. W moim rozumieniu jest to zdefiniowanie i utrzymanie takiego systemu plików, programow itd, ktróry usprawni Twoją pracę z danymi. Co to oznacza w praktyce? Najczęściej po prostu musisz "wymyśleć" jakiś sposób organizacji wszystkich Twoich plików. Możliwości jest sporo, ale powinieneś trzymać się jakiejś linii przewodniej. Np. jeżeli Twoja praca "kręci się" wokół klientów przede wszystkim a w drugiej kolejności wokół tego jakie projekty z nimi realizujesz , katalogi na swoim dysku muszą to odzwierciedlać np.:

-> C://
          -> dokumenty
                     -> klient A
                                 ->projekt aaa
                                 ->projekt bbb
                     -> klient B
                     -> klient C
(szkic może nie najlepszy ale myślę, że oddaje to o co mi chodzi :) )

Natomiast jeżeli pracujesz na produkcji być może najlepszą metodą będzie pogrupowanie dokumentów po poszczególnych procesach:

-> C://
          -> dokumenty
                     -> obróbka
                                 ->maszyna aaa
                                 ->maszyna bbb
                     -> spawanie
                     -> malowanie

Jeszcze inny sposób

-> C://
          -> dokumenty
                     -> jakość
                                 ->maszyna a
                                 ->maszyna b
                     -> efektywność
                     -> zapasy

Myślę, że idea jest zrozumiała. Co ważne to być konsekwentnym, oraz nie bac się próbowac róznych rzeczy. Jeżeli dany system plikow nie działa dla Ciebie to go zmień i/lub popraw.

W kolejnym "odcinku" rozwinięcie tematu systematyki (czyli ciągła poprawa w akcjii)