Trzecie S

Po przerwie na recenzje wracamy do omówienia 5S w naszym (waszym) komputerze. S numer 3 czyli sprzątanie. Tutaj nie ma wielkiej filozofii. Skoro ustaliliście swój system, oraz oddzieliliście potrzebne od niepotrzebnych rzeczy na waszym dysku twardym nie pozostaje nic innego jak zgodnie z tymi zasadami cały dysk posprzątać. Wiemy, że brzmi to jak kara, ale po prostu trzeba raz zainwestować czas i to zrobić. A potem tylko utrzymywać. Jak to mówią w języku wroga "sounds like fun". Powodzenia i wytrwałości życzymy.

Pozycja numer 2, która oprócz kilku niezłych rad daje jeszcze motywację, żeby faktycznie poprawiać swoją efektywność i dzięki temu korzystać trochę bardziej z życia

2. 4-godzinny Tydzień Pracy
http://www.empik.com/4-godzinny-tydzien-pracy-ferriss-timothy,p1044942286,ksiazka-p?gclid=Cj0KEQiA5K-kBRDZ9r71gOvlxOMBEiQAwkK52Gr9R-UhtLYDixn7sVg_rURzBDrwGSwf7J47jvlpgkUaAviS8P8HAQ

Tak jak napisałem poprzedni, skoro święta to i prezenty. Także na naszej stronei nie może zabraknąć propozycji świątecznych. A właściwie propozycji prezentów pod choinkę (i nie tylko). Oczywiście z dziedziny zarządzania i to nie tylko czasem.

1. System Zarządzania Toyoty -> książka typowo produkcyjna ale daje niezłe podstawy pod system ciągłego doskonalenia, 5S itd, które są jak dla mnie podstawą wszelkiej efektywności, także tej w biurze.

Dalej w las

Systematyka Twoich plików i katalogów ma głęboki sens. Pomaga uporządkować, a później szybko i efektywnie pracować z danymi, kore masz na komputerze. Natomiast, żeby otrzymać z systemu jeszcze więcej powinieneś... rozszerzyć granice systemu.
Co to oznacza w praktyce?
Nic innego jak zorganizowanie wszystkich innych miejsc gdzie przechowujesz jakiekolwiek dokumenty wg wybranego przez siebie systemu.
A gdzie przechowujesz dokumeny? Oczywiście w wersjach papierowych w segregatorach i na przeróżnych, mających tendencję do rozrastania się, kupach. Które to kupy należy zamienić na wyższą firmę życia dokumentow papierowych czyli przełożyć do segregatorów, a rzeczone segregatory podpisac i zorganizować wg zasad wybranych do organizacji plików nadysku.

Kolejnem, jeszcze bardziej oczywiste, "miejsce" składowania informacji to skrzynka odbiorcza i zgromadzone w niej maile. Oczywiście nie zachęcam do zmiany nazwy / tematu każdego maila zgodnie z Twoim systemem. Natomiast stworzenie katalogów o określonych (takich samych jak na dysku twardym) nazwach spełnia tę funkcję doskonale.
Co to daje? Oczywiście porządek :). A oprócz niego łatwość w odnajdowaniu powiązanych informacji.

Reasumując, tam gdzie dane, tam celem powinno być systematyczne ich składowanie. Ułatwi to Twoją pracę, zaprowadzi porządek a dodatkowo zmotywuje do wyczyszczenia dysku z niepotrzebnych rzeczy - wierzcie mi zmiana kilkudziesięciu nazw plików motywuje bardzo mocno do przemyślenia czy aby na pewno potrzebujesz tego pliku i czy nie lepiej go po prostu wyrzucić ;)

Systematyka - inne sposoby

Jak jeszcze można poprawić swój system plików? Ewentualnie jakie inne rozwiązania można spotkać w naturze.
Odnośnie poprawy tego o czym pisaliśmy poprzednim razem proponujemy 2 dodatki do nazwy... I tak zadjemy sobie sprawę, że tego robi się coraz więcej.
Pierwszy upgrade jest banalny - mianowicie data - najlepiej w formacie rrrrmmdd (czyli rok / miesiąc / dzień). Pozwala to na utrzymanie chronologii nawet jeżeli wchodzimy do pliku bądź go kopiujemy - co skutkuje tym, że data wyświetlana w Windowsie nie odpowiada dacie stworzenia a jedynie ostatniej modyfikacji. [być może jest jakiś sposób w Windows, żeby pokazywać date ale go nie znam :) poza tym nie wiem jak działa w momencie kiedy np przenosi się pliki pomiędzy komputerami].
Czyli naz przykładowy plik z poprzedniego posta nosiłby nazwę:
12345AAAAbudżet 2014127.xls
Kolejny upgrade użyteczny szczególnie jeżeli wielokrotnie zmieniasz dany plik lub np przygotowujesz kilka wersji to ... dodanie wersji (zamiast lub oprócz daty). Np.
12345AAAAbudżet 2014127 v1.xls
12345AAAAbudżet v1.xls

Przedostatnia propozycja, dla osób, które nie kupują datowania, wersjowania, przypisywania ustalonego rozpoczęcia określającego katalog. Jeżeli pracujesz na projektach i Twoje kataolg na dysku są przyporządkowane kolejnym projektom możesz spróbować rozwiązania, które także widziałem w środowisku naturalnym, a mianowicie numerowanie kolejnych plików pojawiających się w katalogu. Nazwa pliku w takim wypadku zaczyna się od kolejnej cyfry / liczby. Pozwala to na zorientowanie się przede wszystkim jeżeli jakiś plik "wyparuje". Innych benefitów nie dostrzegam, ale z kronikarskiego obowiązku wspominam.

I ostatnia sztuczką, którą czasami używam jest zaczynanie nazwy pliku / katalogu od znaków "specjalnych". Po co? Żeby podczas wyświetlania zawsze były na początku lub końcu i odpowiednio najłatwiej lub najtrudniej dostępne. Używając systemu plików proponowanego przeze mnie posługujemy się przy nazywaniu jakimś kodem oznaczającym np określonego klienta. Co może doprowadzić do sytuacji, że w momencie kiedy sortujemy "po nazwie" (domyślne sortowanie w Windows) projekt u klienta Adamskiego będzie na początku a projekt Nowaka gdzieś w środku (przy założeniu, że jako kodowanie używacie tylko nazwisk klientów). W momencie kiedy projekt Adamskiego ma niższy priorytet lub rzadziej nad nim pracujesz niż nad projektem Nowaka może to prowadzić do tego, że musisz często używanego pliku/katalogu często szukać - i marnować swój cenny czas.
Wtedy można zastosować znaki specjalne np podreślenie dolne " _  ", które wg Windows jest "wcześniej" czyli na liście wyżej niż alfabet. Plik/katalog zaczynający się od tego znaku będzie zawsze na początku katalogu (przy założeniu, że cała reszta nazw plików/katalogów rozpoczyna się od liter alfabetu).

Systematyki ciąg dalszy

Po nizbyt długiej przerwie wracamy z dalszymi poradami jak zaprowadzić i miejmy nadzieję utrzymać porządek na Waszym dysku twardym.
Na początek krótkie pytanie - czy macie takie momenty, kiedy to za nic na swiecie nie możecie znaleźc niezbędnego w danym momencie pliku? Macie 100% pewność, że go GDZIEŚ macie. Tylko GDZIE?
Ja takie sytuacje przerabiałem wielokrotnie. Odpowiedzią jest zaprowadzenie spójnego z systemem katalogów, o którym mowa była wczesniej, system plików. Pomysł nie jest w rzaden sposób odkrywczy, natomiast cała jego siła opiera się na zawarciu największej, niezbędnej informacji na temat pliku w jego nazwie.
Jednym ze sposobów, które używam osobiście jest umieszczanie w nazwie pliku informacji o katalogu w jakim się znajduje. Czyli dla przykładu numer jeden z posta http://biurfficiency.blogspot.fi/2014/11/s-numer-2.html plik excela zawierający budżet projektu bbb realizowanego z klientem A nazwałbym następująco:

Abbb budżet projektu.xls

Oczywiście A to może być cała nazwa, skrót, numer klienta z Waszego systemu informatycznego, a nawet numer jaki sami temu klientowi nadaliście. To samo z nazwą projektu, natomiast trzeba uważać na fakt, żeby nie było to zbyt proste lub skomplikowane. Zbyt proste może powodować, że będzie to nieczytelne i potrzebny Wam będzie słownik np.:

12345AAAAbudżet.xls

Z drugiej strony co oczywiste warto, żeby unikać też takich nazw:

MOJNAJWAŻNIESZYKLIENT_projekt_optymalizacji_zużywanego_papieru_toaletowego.xls

Przecież nikomu nie będzie się chciało wpisywać taką nazwę za każdym razem jak tworzy nowy pllik.
Dlaczego to kodowanie może być istotne? Czasami kopiując plik z jednego miejsca na drugie (a szczególnie przeciągając) nie trafia ono tam gdzie zaplanowaliście. Wtedy łatwo jest znaleźc odstępstwo bo taki plik "wystaje" pomiedzy innymi.

Jeżeli przemyśleliście dobrze swój system katalogów, takie nazywanie będzie po prostu logiczną kontynuacją wspierającą i usprawniającą Waszą pracę. A w końcu dlatego o tym piszemy...

Kolejna podpowiedź odnośnie pulpitu /2S/

Kolejne możliwe usprawnienie Waszego pulpitu, to podzielenie go (i taka organizacja plików / ikon na pulpicie), która będzie odzwierciedlała priorytet i ważność danego elementu.
Może działać w przypadku osób, które naprawdę trzymają DUŻO rzeczy na pulpicie i za nic na świecie nie chcą widzieć "dobrego" pulpitu na swoim komputerze.
Sprawa prosta, dzielimy cały ekran na 4 części jak poniżej.

                                           I      
   ważne pilne                     I               ważne nie pilne
                                           I
                                           I
-----------------------------------------------------------------
                                           I
nieważne pilne                   I               nieważne, nie pilne
                                           I
                                           I


Zwykle pilność jest zaznaczana odwrotnie (czyli po lewej "niska pilność" po prawej "wysoka") ale taki układ jest spowodowany moimi przyzwyczajeniami :) Po prostu w prawym dolnym rogu lubię trzymać windowsowy kosz. Bo zgodnie z teorią tych 4 pól jeżeli coś znajduje się w ćwiartce nieważne + nie pilne to nie nalezy się tym w ogóle zajmować = powinno to trafić do kosza.

Oczywiście taki podział nie musi obejmować całego pulpitu, ale jakąś część, np z wyjątkiem ikon programów, ikon systemowych (za wyjątkiem kosza :) ).

Ale pamiętajcie, najlepiej oczyścić pulpit całkowicie :) I tego bedziemy się trzymać.
W następnym odcinku system plików (skoro już wiecie jak uporządkowac katalogi...)

A jak powinien

Poniżej jak powinien wyglądac idealny pulpit:

 

 

Oczywiście kilka ikon najczęsciej używanych programów czy skróty do kokretnych (często używanych) katalogów lub plików sa jak najbardziej na miejscu. Ważne, żeby miec to pod kontrolą i nei zamienić pulpitu w śmietnik z poprzedniego przykładu.

Jak pulpit wyglądać nie powinien (albo stan przed 1S)

Poniżej prezentuję pulpit o jakim mówię mając na myśli brak porządku.
Jeżeli ktokoliwk jest w stanie szybko (!!!) cokolwiek na tym pulpicie odnaleźć to cóż ... GRATULUJĘ :)





Na marginesie, proponowany na tej stronie sposób poradzenia sobie z takim ... nieuporządkowanym ... pulpitem przez ułożenie ikon w kolejności a'la windows explorer i to za pomocą jakiegoś dodatkowego programiku (dodatkowy śmieć na komputerze) nie poprawia w ogóle sytuacji... Poniżej zdjęcie "po" wdrożeniu w/w pomysłu w życie: