Druga poruszana kwestia wydaje się być oczywistą, ale jak pokazuje praktyka wcale nie jest. Zaczynanie spotkania o czasie nie jest wcale takie proste jak się wydaje. Dlaczego? Pierwsza odpowiedź, to oczywiście słabe zarządzanie czasem w firmach w ogóle. M.in. wspominany tutaj nadmiar spotkań, które dodatkowo zawsze planowane są jedno po drugim. Niestety metody teleportacji nie opracowano jeszcze więc fizyczne przemieszczanie się wymaga czasu. Powoduje to również to, że osoby „pomiędzy spotkaniami” muszą skorzystać z toalety, zjeść coś itd. Mało tego każdy z nas był w takiej sytuacji co powoduje, że bardzo łatwo jest takie zachowania zaakceptować. Oczywiście występowanie takich sytuacji oraz ich akceptowanie powoduje, ze coraz więcej osób tak się zachowuje. I koło się zamyka.
Co więc zrobić, żeby to poprawić? Dość prostym teoretycznie rozwiązaniem jest rozpoczynanie zawsze o wyznaczonym czasie. Co jednak, jeżeli osoba, która się spóźnia jest Szef Wszystkich Szefów lub po prostu ktoś niezbędny dla spotkania? I tu nie ma dobrej odpowiedzi. W firmie musi być KULTURA organizacyjna, która pozwala rozpocząć spotkanie mimo wszystko albo, jeżeli osoby są kluczowe to przełożyć spotkanie. W tym wypadku musi jednak zaistnieć jeden ważny argument – wsparcie i akceptacja zarządu firmy do takich zachowań.
Każdy łatwo znaleźć może spory błąd w rozumowaniu powyżej. Otóż propozycja powyżej odnosi się do skutku, a nie do przyczyny. Co więc zrobić, aby ludzie nie spóźniali się na spotkania? Znowu numerem jeden jest oczywiście KULTURA organizacji, która kładzie nacisk na szanowanie czasu swojego i innych (bo do tego sprowadza się spóźnialstwo). A dodatkowo można wprowadzić zasadę, że nie wolno planować spotkań „jedno po drugim” a np. z 15min przerwą na przemieszczanie się.
Życzymy powodzenia przy wprowadzaniu w/w zasad. Pamiętajcie, że zmiany należy zacząć od siebie!
Biurfficiency
