Przechodzimy do konkretów jeżeli chodzi o usprawnienie Waszej komunikacji za pomocą poczty elektronicznej. Zgodnie z planem w tej części weźmiemy na tapetę TEMAT Waszej korespondencji.
TEMAT - w mailu jest w naszej opinii najważniejszą jego częścią. Dlaczego? Z przytoczonych przez nas statystykach z poprzedniego postu wynika, że średnio osoba pracujaca w korporacji otrzymuje i wysyła około 105 maili dziennie. Przy równym podziale daje to ponad 50 wiadomości. Dla pracowników wyższego szczebla ta liczba jest jeszcze większa (z naszych doświadczeń wynika, że potrafi być dużo większa). Dodatkowo większość adresatów nie ma zbyt efektywnych systemów zarządzania swoją skrzynką - często jedna duża skrzynka odbiorcza (Inbox). Oznacza to, że musicie zrobić "COŚ" żeby wasz email się wyróżniał i został obdarzony należytą uwagą, a nie zginął w tłumie. Jeżeli uwzględnimy całą komunikację email (także poza firmą / korporacją) to statystycznie 35% osób na podstawie tematu decyduje czy w ogóle otworzyć Waszą wiadomość (wg. /www.entrepreneur.com). Tak czy siak temat to rzecz ważna. Także z powodu tego, że późniejsze poszukiwanie interesującej wiadomości może być po prostu łatwiejsze.
Jak więc napisać dobry temat?
Po pierwsze w ogóle go napisać. Email bez tematu ma małe szanse na przeczytanie a poza tym wygląda bardzo mało profesjonalnie.
Po drugie temat musi być "znaczący". Oznacza to, że nie może składać się tylko z FYI (ang. For Your Information). Ważne, że musi być znaczący dla ADRESATA, nie dla Was, którzy maila piszecie. To ON a nie Wy musi się na podstawie tematu zorientować co jest w środku i jakiej sprawy dotyczy. No i podjąć decyzję o maila przeczytaniu (bo zakładam, że wszystkie maile jakie wysyłacie warte są czytania)
Po trzecie (naszym zdaniem) temat powinien być krótki ale treściwy- 3-4 słowa - UWAGA! wyjątek stanowi jednozdaniowe pytanie, które zamiast zawierać w treści maila lepiej zawrzeć w jego temacie.
Dla użytku wewnętrznego (i tylko do takiego) można spróbować trochę standaryzować użycie pola TEMAT w mailu.
Dobra praktyka to np umówienie się na słowa kluczowe już w samym temacie. Np.:
- akcja - to słowo na początku maila oznaczać może, że adresat maila wewnątrz znajdzie akcję dla siebie, na której wykonanie ma np. tydzień
- pilna akcja - j.w tylko na wykonanie jest 24h
- informacja - jak sama nazwa wskazuje email zawiera informację nic nie trzeba z tym robić.
Oczywiście wszystkie maile nie zakwalifikują się do tych 3 kategorii, łatwo jednak sobie wyobrazić większą ich ilość.
Ważną kwestią tutaj jest po pierwsze wiedza (wszyscy pracownicy muszą taką zasadę znać) oraz konsekwencja (wszyscy muszą stosować). Stąd używane to może być tylko i wyłącznie do komunikacji wewnętrznej. Ale nawet stosując tę zasadę należy w kolejnych słowach tematu sprawić był on znaczący i zrozumiały dla odbiorcy.
Dziękujemy za lekturę naszego posta i zapraszamy do komentowania oraz dzielenia się doświadczeniami.
Biurfficiency
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz