Spotkania ... meetingi... zebrania...

Dzisiaj pierwszy post rozpoczynający kolejną serię publikacji. Tym razem na tapetę weźmiemy spotkania. I oczywiście nie chodzi o spotkania osobiste ale te zawodowe. W świecie korporacji (ale także mniejszych firm) stały się one straszną plagą. Na ile może to być problematyczne najlepiej pokażą liczby – w końcu wszyscy jesteśmy profesjonalistami opierającymi się na danych ;).

Średnio każdy z pracowników bierze udział w 62 spotkaniach w miesiącu, z czego 50% czasu uznają za stracony. Kierownicy wyższego szczebla spędzają na spotkaniach między 40 a 50% swojego czasu, z czego aż 30% uznają za stratę czasu. W Stanach Zjednoczonych każdego dnia odbywa się 11 MILIONÓW (!!!) spotkań.

Co więc zrobić, aby ten czas odzyskać? Najprościej odpowiedzieć – zmniejszyć liczbę spotkań i poprawić ich efektywność. Niestety nie jest to tak proste. Dobrym początkiem jest wdrożenie kilku podstawowych zasad:

- określ cel spotkania i poinformuj o nim uczestników

- zawsze zaczynaj spotkanie o zaplanowanym czasie (nawet jeżeli ktoś się spóźnia)

- nie powtarzaj informacji tym, którzy się spóźnili

- skróć spotkania

- zakończ na czas

- zaproś tylko te osoby, które są niezbędne (ergo zmniejsz liczbę uczestników)

- zawsze przygotuj agendę i się trzymaj się jej

- po spotkaniu (szczególnie z osobami z „zewnątrz”) przygotuj i roześlij notatki

Tylko tyle i aż tyle… W kolejnych odcinkach omówimy każdy z punktów oraz zaproponujemy narzędzia i sposoby, aby osiągnąć cel. Napiszemy także (już w następnym odcinku) jakie są inne efekty występowania „złych” spotkań.

Czy znacie jakieś inne złote zasady dla spotkań?

Podzielcie się…

Biurfficiency

S numer 4 i 5

4S - Seiketsu - standaryzacja. W teorii lub w środowisku produkcyjnym, wypracowane standardy nalezy zpisać, zwizualizować i przestrzegać. Skoro jednak mówimy o Waszych komputerach propozycja spisywania instrukcji i standardów brzmi delikatnie rzecz biorąc śmiesznie. Więc nie idźmy tą drogą .
5S - Shitsuke - samodyscyplina/samodoskonalenie. Pierwsza kwestia samodyscypllina jest oczywista i cały system ma tak długo sens jak długo faktycznie będzie utrzymywana. Jednocześnie cały koncept Lean, z którego wywodzi się także 5S polega na DOSKONALENIU. Tak samo nasze standardy porządku na kompie zawsze można i trzeba usprawniać.
Życzymy powodzenia i pożądku na komputerze, który poprawi Waszą osobistą wydajność.

Pozycja numer 2, która oprócz kilku niezłych rad daje jeszcze motywację, żeby faktycznie poprawiać swoją efektywność i dzięki temu korzystać trochę bardziej z życia

2. 4-godzinny Tydzień Pracy
http://www.empik.com/4-godzinny-tydzien-pracy-ferriss-timothy,p1044942286,ksiazka-p?gclid=Cj0KEQiA5K-kBRDZ9r71gOvlxOMBEiQAwkK52Gr9R-UhtLYDixn7sVg_rURzBDrwGSwf7J47jvlpgkUaAviS8P8HAQ

Tak jak napisałem poprzedni, skoro święta to i prezenty. Także na naszej stronei nie może zabraknąć propozycji świątecznych. A właściwie propozycji prezentów pod choinkę (i nie tylko). Oczywiście z dziedziny zarządzania i to nie tylko czasem.

1. System Zarządzania Toyoty -> książka typowo produkcyjna ale daje niezłe podstawy pod system ciągłego doskonalenia, 5S itd, które są jak dla mnie podstawą wszelkiej efektywności, także tej w biurze.