Spotkania ... meetingi... zebrania...

Dzisiaj pierwszy post rozpoczynający kolejną serię publikacji. Tym razem na tapetę weźmiemy spotkania. I oczywiście nie chodzi o spotkania osobiste ale te zawodowe. W świecie korporacji (ale także mniejszych firm) stały się one straszną plagą. Na ile może to być problematyczne najlepiej pokażą liczby – w końcu wszyscy jesteśmy profesjonalistami opierającymi się na danych ;).

Średnio każdy z pracowników bierze udział w 62 spotkaniach w miesiącu, z czego 50% czasu uznają za stracony. Kierownicy wyższego szczebla spędzają na spotkaniach między 40 a 50% swojego czasu, z czego aż 30% uznają za stratę czasu. W Stanach Zjednoczonych każdego dnia odbywa się 11 MILIONÓW (!!!) spotkań.

Co więc zrobić, aby ten czas odzyskać? Najprościej odpowiedzieć – zmniejszyć liczbę spotkań i poprawić ich efektywność. Niestety nie jest to tak proste. Dobrym początkiem jest wdrożenie kilku podstawowych zasad:

- określ cel spotkania i poinformuj o nim uczestników

- zawsze zaczynaj spotkanie o zaplanowanym czasie (nawet jeżeli ktoś się spóźnia)

- nie powtarzaj informacji tym, którzy się spóźnili

- skróć spotkania

- zakończ na czas

- zaproś tylko te osoby, które są niezbędne (ergo zmniejsz liczbę uczestników)

- zawsze przygotuj agendę i się trzymaj się jej

- po spotkaniu (szczególnie z osobami z „zewnątrz”) przygotuj i roześlij notatki

Tylko tyle i aż tyle… W kolejnych odcinkach omówimy każdy z punktów oraz zaproponujemy narzędzia i sposoby, aby osiągnąć cel. Napiszemy także (już w następnym odcinku) jakie są inne efekty występowania „złych” spotkań.

Czy znacie jakieś inne złote zasady dla spotkań?

Podzielcie się…

Biurfficiency

Jak komunikować się za pomocą maila – cz.6

W dzisiejszym odcinku poruszamy dwie ostatnie kwestie przy tworzeniu maila:

- treść maila i jej poprawność językowa,

- co dalej z mailem

Pierwsza kwestia wydaje się oczywista, chociaż nie dla wszystkich i wymieniamy ją tylko dla porządku. Jeżeli już coś piszesz upewnij się, że jest napisane poprawnie pod względem językowym. Zarówno gramatyka jak i ortografia są ważne. Nikt z Was nie chce stać się ofiarą krążącej po całej firmie anegdoty ani tym bardziej zyskać jakąś biurową „ksywkę” a powiązaną z wpadką językową (jak kolega MISZCZ siedzący koło mnie J ). Oczywiście obecne narzędzia mają opcję autokorekty, ale upewnijcie się, że są włączone (!). A poza tym niektórych byków automat nie wykryje.

Bardzo ważne jest to w urządzeniach mobilnych, gdzie często spotyka się narzędzia autokorekty, a w których słowniki bywają ubogie. Szczególnie dotyczy to tych urządzeń w których używacie klawiatury typu swype. Przykład:

Chcę napisać: Spotkajmy się w maju…

Mój telefon chce napisać: Spotkajmy się w maku...

Osobną kwestią jest posługiwanie się językiem wroga (czyli językiem „oficjalnym” w Waszym zakładzie). Wierzcie mi autotranslatory nie są wyjściem. Jak nie znasz języka nie staraj się w nim pisać lub jeżeli nie ma wyjścia poinformuj adresata, że nie znasz języka i musiałeś skorzystać z translatora. Uwierz mi pomoże to uniknąć wielu nieporozumień.

Ostatnie rzecz to wszelkie pogrubienia, podkreślenia, kursywy, kolory, WIELKIE LITERY, różne rozmiary itd. Używać można ale tylko w bardzo ograniczonym zakresie, ich nadużywanie spowoduje, że przestaną spełniać swoją rolę i nie będą niosły treści. Np. jeżeli mail jest długi możesz pogrubić najważniejsze zdania, lub je podkreślić. Co do kolorów, to znaną praktyką jest zaznaczanie treści skierowanych do konkretnych osób w różnych kolorach. Natomiast staraj się unikać wielkich liter i różnej wielkości i typu czcionki. Wygląda to mało profesjonalnie, a czytanie takich wynalazków strasznie męczy. 

Druga kwestia na dziś to co dalej z mailem. Tutaj najwięcej zależy od tego czego oczekujesz po mailu, a to powinieneś wiedzieć przed jego wysłaniem – bo jak założyliśmy na samym początku serii wiesz po co i dlaczego wysyłasz maila i adresujesz go do właściwych ludzi. A skoro wiesz to przed naciśnięciem przycisku „wyślij” a jeszcze lepiej przed naciśnięciem „stwórz nowy email” to … możesz swoje oczekiwania zamieścić w treści. Aby oszczędzić sobie rozczarowań nie zakładaj, że adresaci będą wiedzieli czego od nich oczekujesz. Jeżeli chcesz, żeby skomentowali [KNU1] napisz to, jeżeli chcesz żeby potwierdzili, że się zapoznali … tak tak … napisz to, jeżeli chcesz odpowiedzi napisz to i jeszcze napisz do kiedy oczekujesz na odpowiedź.

I to by było na tyle. W kolejnym odcinku (już ostatnim) o tym co zrobić po drugiej stronie „Internetu” czyli jak zachować się będąc adresatem.

Pozdrawiamy

biurfficiency

---

 [KNU1]

Jak komunikować się za pomocą maila – cz.5

Dzisiaj o standaryzacji wypowiedzi wewnątrz maila.

Jak mogliście się przekonać w postach mówiących o Lean, jednym z tematów, które przewijają się non-stop jest standaryzacja. Więc i o standaryzacji będzie mowa. A konkretniej o standaryzacji wypowiedzi wewnątrz maila.

Jaki jest cel standaryzowania tego co umieszczać będziecie wewnątrz maila? Oczywiście to co zawsze w przypadku standaryzacji. Uproszczenie przekazu, czasu wykonania operacji (pisania maila), uniknięcie błędów (pominięcie ważnych kwestii etc.).

Kiedy standaryzować? W naszej ocenie tylko i wyłącznie wewnątrz organizacji. Powód jest oczywisty – standaryzowana wypowiedź wymaga od odbiorcy rozumienia standardu, a tego w przypadku odbiorcy zewnętrznego zapewnić nie możecie.

Drugie kryterium jest zdroworozsądkowe – czyli czy można kwestię, którą zamierzacie opisać przedstawić w wystarczający sposób z użyciem standardu.

Ale jeżeli uznacie, że wypowiedź można zestandaryzować to polecamy:

- w przypadku planu działań popularne:

                WHO WHAT WHEN / KTO CO KIEDY

(pozwoli to w sposób jednoznaczny określić oczekiwania co do zadania)

- w przypadku opisu problemu niezbyt dobrze znane:

5W2H (od angielskich WHAT WHEN WHERE WHO HOW HOW Many = CO, Kiedy; Gdzie; Kto; Jak; Jak dużo)

A ponieważ niezbyt dobrze znane więc tłumaczę:

- CO – co jest problemem?

- KIEDY – kiedy wykryto problem

- GDZIE – gdzie wykryto problem (w którym procesie, dziale etc)

- KTO – kto wykrył, zauważył problem

- JAK – jak zostało to wykryte

- JAK DUŻO – jak dużo jest wystąpień problemu, czy jest dużo przypadków, wiele wadliwych wyrobów etc

I wiele, wiele innych sposobów na sformatowanie informacji tak, aby była zrozumiała dla wszystkich.
Oczywiście jeżeli uznacie i wprowadzicie inny standard, który będzie lepiej się sprawdzał tym lepiej.

Więc idźcie i standaryzujcie…

biurfficiency

RECENZJA 59 sekund. Pomyśl chwilę, zmień wiele

Witam,

 Nasza seria postów z okolicy Bożego Narodzenia, w której opisywaliśmy kilka książek, które nadają się na prezenty pod choinkę cieszyła się sporą (jak na niezbyt duży zasięg tego bloga) popularnością.
W związku z tym dzisiaj kolejna recenzja ostatnio przeczytanej (wysłuchanej) książki.

"59 sekund. Pomyśl chwilę, zmień wiele" autor Richard Wiseman.

Pierwsza rzecz to opis tej pozycji z tzw. okładki. Jeżeli przeczyta się ją niezbyt dokładnie (tak jak ja) to dojdzie się do przekonania, że pozycja ma coś wspólnego z efektywnością itp. A jest to bardzo mylące. Na marginesie cały ten tytuł z z 59 sekundami także do zawartości ma się nijak.

Więc jak już udało się ustalić książka nie jest o efektywności zarządzaniu czasem ani niczym podobnym.

Więc o czym jest?

Odpowiedź jest co najmniej trudna. I żeby to wytłumaczyć należy opisać co ta książka zawiera w swej treści. Otóż jest to nim niej ni więcej tylko zbiór opisów eksperymentów psychologicznych, głównie amerykańskich, a dotyczących wielu aspektów życia. Zaczynając od tego jak należy (bądź nie) chwalić dzieci, żeby im się nie poprzewracało, po prokrastynację, elementy uwodzenia itd.

Co łączy poszczególne elementy, tudzież jaki jest klucz wg którego w książce jest to co jest? Na pierwszy a także na drugi rzut oka (niezbyt wprawdzie dociekliwy) nie ma żadnego. Autor, który niewątpliwie przegląda / interesuje się / bada psychologię i eksperymenty z nią związane wrzucił w jedną książkę wszystko co wydawało mu się intersujące.

A wszystko podane w dość zjadliwej formie wg formuły - przykładowe zachowanie -> potoczne / intuicyjne wytłumaczenie zachowania -> opis eksperymentu i jego interpretacja.

Opisy eksperymentów są stosunkowo krótkie i nie nudzą, wszystko napisane przystępnym językiem bez naukowego żargonu i zadęcia.

Generalnie lekkostrawne i przyjemne.

Wartość dodana - niezbyt duża także ze względu na różnorodność tematu i mimo wszystko powierzchowność.

W naszej ocenie raczej ciekawostka niż poważna pozycja. Może się przydać kiedy chcecie zabłysnąć w towarzystwie (imponując wiedzą z psychologii i sypiąc przykładami eksperymentów z literatury), albo gdy jakiś temat z ta zawartych Was interesuje i chcecie złapać punkt odniesienia, autorów prac etc. Ewentualnie gdy prezentujecie coś np. o prokrastynacji, to wstawka z badaniami może zaciekawić.

Poza tym raczej ciekawostka niż wartościowa pozycja.

 

Biurfficiency

Jak komunikować się za pomocą maila – cz.4

Po dłuższej przerwie zapraszam na kolejną odsłonę naszego bloga, w którym poruszyliśmy temat efektywnej komunikacji elektronicznej. W dzisiejszym odcinku o kompozycji maila.

Wiecie już co powinno się znaleźć na początku i na końcu Waszej wiadomości. Teraz czas na to co pomiędzy tymi dwoma „punktami”.

Ci z Was, którzy pamiętają jeszcze lekcje j. polskiego w szkole i wypracowania nie powinni być zdziwieni, że jak każda wypowiedź pisemna także email powinien mieć wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Natomiast w porównaniu ze standardowym wypracowaniem musicie zwrócić uwagę, żeby mail nie był zbyt długi. Z naszych obserwacji wynika, że maile „długie” gorzej trafiają do odbiorców. Spora część z nich (a będzie takich osób coraz więcej) „wychowana” jest już w erze Internetu. Oznacza to również, że są przyzwyczajeni do dużej liczby krótkich informacji. Mało tego, dłuższe teksty po prostu sprawiają im trudność.

Stąd dobra praktyka mówi o maksymalnej długości maila wynoszącej około 150 słów. Oczywiście są sprawy i rzeczy, których w 150 słowach wytłumaczyć się nie da, ale warto próbować. Efektem jest poprawa „siły rażenia” Waszej wiadomości a przecież o to w tym wszystkim chodzi.

Ważna kwestia przemawiająca za krótkimi i treściwymi wiadomościami jest również to, że około 47% maili jest czytana na urządzeniach mobilnych, 30 % z wiadomości jest czytana tylko na takich urządzeniach. Oznacza to, że ekran Waszego odbiorcy jest mniejszy co za tym idzie większa jest potrzeba nawigowania po ekranie… A sporo osób nie ma na to ochoty.

Więc jak w wielu innych kwestiach w życiu mniej znaczy więcej.

I to tyle w tej odsłonie.

W kolejnym odcinku o standaryzacji wewnętrznej zawartości wypowiedzi.

Biurfficiency

Jak komunikować się za pomocą maila – cz.3

Idziemy dalej. Czyli słów kilka na temat tego co w mailu znaleźć się powinno. Jak go dobrze skomponować, czego się wystrzegać itd.

W poprzednim odcinku pisaliśmy o tym do kogo wysyłać maila. Oznacza to również (domyślnie), że skoro nie rozsyłamy SPAM’u to wiemy kto jest tego maila adresatem. Otwarte pytanie to czy adresat wie kto tego maila wysłał. Najczęściej tak, natomiast całkiem często zdarza się sytuacja, że odbiorcą jest potencjalny klient (czyli może nie znać Ciebie ani Twojej firmy), albo nawet w dużej korporacji gdzie pracuje wiele osób nie wszystkie mogą się znać. Skoro więc adresat nie zna Ciebie więc wydaje się oczywistym, że trzeba by się po prostu przedstawić.

Jednym z elementów przedstawienia się jest Twój adres mailowy. Kwiatuszek@wp.pl brzmi może i miło, ale krótko mówiąc jest całkowicie nieprofesjonalne. Opcji jest wiele natomiast najlepsze naszym zdaniem są adresy w formacie imię.nazwisko@nazwafirmy.pl.

Natomiast to nie zawsze (a w zasadzie nigdy) nie wystarczy w przypadku pierwszego kontaktu. Należało by zatem poświęcić kilka zdań na przedstawienie siebie i ewentualnie swojej firmy. Zwiększa to szanse, że Wasza komunikacja dojdzie do skutku i będzie efektywna.

Ostatnia rzecz to stopka, czyli podpis. W dużych korporacjach istnieją standardy w mniejszych firmach bywa z tym różnie, natomiast zalecamy stosować standardową formę wewnątrz firmy dla wszystkich pracowników. Szczególnie przy kontaktach ze środowiskiem zewnętrznym. Najlepiej zobligować pracowników do używania automatycznego podpisu bazującego na jednym wypracowanym formacie. Wyjątków przy kontaktach z kontrahentami być nie powinno. Jedyny wyjątek jaki jestem sobie wyobrazić jest tzw. Management Wysokiego Stopnie, który świadomie nie udostępnia wszystkich swoich danych – np. numeru telefonu komórkowego, co dla niższych poziomów zwykle jest obligatoryjne.

Co musi się znaleźć w stopce:

Imię i nazwisko,

Nazwa firmy

Adres firmy

Adres email do wysyłającego email

Tel. Stacjonarny i/lub komórkowy

Czasami dane firmy jak regon itp.

 

O tym co znajdzie się pomiędzy powitaniem a stopką decydujecie Wy. W kolejnych odcinkach o tym jak napisać tę treść dobrze.

Biurfficiency

Jak komunikować się za pomocą maila cz.2

W dzisiejszym odcinku skupimy się na kolejnych jakże ważnych elementach dobrej komunikacji mailowej. Czyli ADRESACI i ZAŁĄCZNIKI.

Zaczynając od Adresatów trzeba zaznaczyć, że jest to drugi najważniejszy czynnik naszym zdaniem, który może spowodować, że Wasza ale także Waszej Firmy komunikacja stanie się bardziej efektywna. Największą zmorą naszym zdaniem w ostatnim czasie w komunikacji elektronicznej jest wysyłanie wszystkiego do wszystkich.
Każdy z nas dostaje minimum 50 maili dziennie. Pytanie jakie należy sobie zadać to ile z tych maili naprawdę coś dla Was znaczy.
Na tej samej zasadzie każdy z Was wysyła minimum 50 maili dziennie. I tutaj pytanie jest takie samo. Ile z wysłanych przez Was maili jest znacząca dla adresatów.
Obawiam się, że niestety niezbyt duża, gdyż email zbyt często służy jako typowy "dupochron". Oczywiście jest to wina menagerów w danej firmie, gdyż po pierwsze pozwalają na to, po drugie wykreowali atmosferę, w której "dupochrony" są potrzebne lub ludzie (ich pracownicy) uważają, że są potrzebne. Szczególnie w dużych korporacjach jest to widoczne.
A więc, do kogo wysyłać i w jaki sposób maile?
Pierwsza opcja to oczywiście pole "DO" określające bezpośrednich adresatów. Tam umieszczamy tych, którzy w związku z mailem mają coś zrobić, dla których informacja jest ważna, oraz w przypadku odpowiedzi na ich maila.
Druga opcja to pole "CC" czyli kopia. To pole najlepiej jeżeli jest po prostu puste. Częsta praktyka wśród osób, które dostają naprawdę dużo maili jest stworzenie reguły, która wrzuca z automatu maile cc do osobnego folderu, którego ... nie czytają. Umieszczenie jakiejś osoby w cc najczęściej oznacza straszak dla bezpośrednich adresatów i w takim sensie nie jest interesujący dla osób z CC. No i jest to wybitny przykład "dupochronu".
Opcja "BCC" czyli kopia ukryta. Ukryte czyli tajne. Jak chcesz komuś udowodnić, że coś robisz, ale nie chcesz żeby nikt więcej wiedział, że korespondencja jest ujawniona innym osobom. Albo jak wysyłasz SPAM w stylu łańcuszka szczęścia i nie chcesz, żeby ludzie wiedzieli do kogo to wysyłasz (bo np wysyłasz to także to koleżanki z innej firmy). Ostatni użytek dla tego typu adresowania to wysłanie jednej wiadomości do dużej grupy odbiorców, którym nie chcesz lub nie możesz zdradzać adresów innych odbiorców (np mail do dużej grupy klientów).
Reasumując im mniejsza liczba adresatów (poza niezbyt częstymi na szczęście wyjątkami) tym lepiej.

Załączniki - słać czy nie? Najlepsza odpowiedź na tak zadane pytanie to "zależy". Jedno jest pewne nie wysyłajcie załączników dużych, które mogą szybko zapchać komuś skrzynkę, lub, które będą się ściągać godzinami jeżeli akurat adresat odczytuje wiadomość na urządzeniu mobilnym. Dodatkowo pamiętajcie, że niektóre popularne serwisy mają ustawione limity w wielkości załącznika. Niektóre firmowe serwery również. Jeżeli masz duży plik, którym chcesz się podzielić, lepiej zamieść go na sieci i wyślij linka. Jeżeli chodzi o mniejsze pliki to tutaj odpowiedź nie jest jednoznaczna. Po pierwsze czasami tylko po to wysyłacie maila, żeby przekazać jakiś plik. Wtedy opcja z linkiem może działać, pod warunkiem, że masz 100% pewności, że odbiorca będzie mógł z tej lokalizacji plik odczytać.
Niektórzy proponują nie wysyłać załączników tylko wklejać (np. tabelkę) do treści wiadomości. Ma to plusy dodatnie - choćby to, że osoba używająca telefonu od razu widzi treść. Ale ma również plusy ujemnie - bo czasami adresat chciałby sobie coś z taką przykładową tabelką zrobić (np użyć gdzieś, a może po prostu potrzebuje jakąś sumę itp z danych, które są w tabeli). Z innej perspektywy może właśnie nie chcesz żeby mógł cokolwiek zrobić z danymi więc ich wklejenie jest rozsądne. Wklejanie ma też plus ujemny tego typu, że jeżeli wysyłasz taką wiadomość i ktoś otwiera ją np na smartfonie, to może być mu bardzo ciężko cokolwiek odczytać.
Tutaj dobra praktyka to wg Nas zastanowić się co adresaci będą z ewentualnym załącznikiem robić i podjąć świadomą decyzję. A czasami po prostu wysłać "zdjęcie" tabelki w treści a dodatkowo załącznik - to najbezpieczniejsza opcja i gwarantująca, że nikt nie wyśle do Was odpowiedzi w stylu "a możesz mi napisać wynik w jednej linijce" lub odwrotnie "Podeślij tabelkę w excelu jest mi potrzebna".

A jakie są Wasze doświadczenia?
Zapraszamy do dyskusji.